第20章 第十八章會議場合怎樣說話
會議提供了組織內外部人士交流的機會，也是實施管理的重要工具。因此，會議口才特別是主持會議的說話藝術就成為很多企業經理人、機關領導人感興趣的一個話題。
一次會議的成功召開，也離不開好的主持人。會議主持對於組織會議召開、把握會議主題、控制會議進程、調動與會者情緒、正確引導討論問題、掌握會議時間、提高會議質量具有舉足輕重的作用。同一個會議由不同的人來主持，其效果會大不一樣。
很多人都認為，會議只不過是一種形式而已，主持會議很容易。其實，這是一種誤解。要真正主持好會議，充分調動與會者的積極性，達到預期效果，並不是件容易的事情。
領導是會議的“舵手”，要隨時把握、駕馭好會議之舟，啟發引導大家，始終遵循會議既定的議題、日程，進行充分地研討，才能如期達到預想的目的。這就要求領導必須使與會者充分了解議題。開始就要講明會議共有哪些議題，怎麼個開法，有哪些要求，與會者要承擔什麼任務等諸多環節，無論哪個環節處理不好，都會影響會議的效果。有效地主持好會議，是領導說話水平的一個重要方面，也是領導的一項基本功。
其中，哪一項應由與會者在會上做出決定；哪一項只需聽一聽與會者的意見，以便進一步補充；哪一項只是告知性地打打招呼，介紹一下情況，暫不討論；哪一項與會者必須和上級保持一致，只研究怎麼協調行動等等。而要與會人聽得明白，那麼，主持會議的領導者就必須講得清楚，把會議的目的、要求、內容諸項一一交待給大家。層次要清晰，邏輯要嚴密，表達要準確，中心要突出。切不可主次不分，輕重不分，內容龐雜，使聽者不知所云，無所遵循。因此，要做好工作會議的主持，領導者需注意做到以下幾點：
這是主持會議人最容易貫徹的一條原則。而由於種種歷史原因，又是難於貫徹的一條。人們由於缺乏會議意識，有的是覺得會議不重要，九點通知十點到；有的是為了顯示身份，如小說家張天翼創造的著名典型——華威先生為了與眾不同，故意姍姍來遲。在這種情況下，領導應以身作則。這樣才能使會議有個良好的開端，也是提高會議效率的第一步。
領導者在會議上講話，要讓自己說出的每個字、每句話都傳到與會者的耳朵裡，這是最為基本的要求。我們說話的聲音洪亮，不光是指音量，還包括說話應該有力度，吐字清楚，節奏感強。能在聲音中表現出領導的自信以及奮鬥的力量。領導講話如果聲音有氣無力，語調平鋪直敘，就顯得缺乏活力。領導者通過語調的變化，能表達出豐富的思想情感和觀點，使與會者在思想情感上產生一種共鳴，使自己的講話有較強的感染力、震撼力。莊重、嚴肅的會議，要求語調平緩、穩重；歡快、輕鬆的會議，要求語調輕快、隨意。
務必讓每個人都參加討論，參與決策。如果你知道某個與會者喜歡發表會後議論，設法讓他在會上發言，明確表態。這樣，會後他再也不能說不同意了。這點要取得其他與會者的配合。這是一種領導藝術，這種領導藝術能節省許多開會時間。
開會時私下交談只會引起衝突和不和。主持會議者不能允許任何人把會議分裂成一個個小組討論會。應使所有與會者都能聽到每個人的發言。如果竊竊私語者繼續存在，可以把大家的注意力引到他身上，和藹地請他把所講的告訴大家。
對分歧不要視而不見，也不要設法迴避。承認分歧，並提請與會者註意。把分歧意見公佈於眾，供與會者進行明智的選擇。可以問爭論的雙方：“你到底站在哪一方？”然後再問：“你為什麼採取那個立場？”最後問：“你建議我們應做些什麼？”這樣，他們堅持自己觀點的強烈度就會減弱。
一發現要出現“冷場”，立即用評論、提問或解釋的方法，鼓勵大家繼續討論。要知道與會者發表的意見逐步減少，意味著他們對處理問題的緊迫感和能力也隨之下降。
開會時往往有這種情況：有時大家意見比較集中，而會議主持人卻不能及時總結，提請大家轉入另一項議題，出現了冷場，拖延了時間；有時在徵求大家意見時，有的人一聲不吭，有的人翻來覆去，談不到點子上，越扯越遠；也有時人們爭論不休，互不服氣。
歸納是向大家報告會議進展情況的一種技巧。主持人也可以把分歧意見進行歸納，以提請與會者註意。否則，不同意見會在討論中被忽視。如果到會議結束時才冒出來，會使大家感到沮喪。
語言的分量是由詞義和態度兩個主要因素構成的。詞義是指語言的本意，態度是指表達時所持的表情和情緒。比如，主持會議的領導，要批評下級人員的工作差錯或較大的失誤，這裡就有個分量問題。如果是個別的、一般性的差錯，而批評的分量過重，未免有小題大作之嫌。本人不服氣，大家也不滿意。如果是較大失誤，而批評分量過輕，既達不到教育本人的目的，又給大家一種袒護當事人、文過飾非之感，不能使聞者足戒。這也是“度”的一種要求。
當然，不做具體分析，以理服人，而是無限上綱，亂扯一通，也不會有好效果。因此，根據問題的性質、程度，在講的時候，就有一個輕重之間怎樣才算適宜的分寸問題。
分寸是衡量語言分量的尺度。要把握好分寸，一是注意詞意上的細微差別，尤其是同義詞、近義詞之間的細微差別。二是注意態度和語調的區別，這種分寸也是會影響到分量的。指出問題的嚴重性，進行嚴肅的批評，不一定非要高門大嗓、聲色俱厲不可。語言尖刻，態度粗暴，甚至出口傷人，以挖苦、諷刺、嘲笑人為快事，必定造成對方的反感和抵觸，不利於問題的解決，也不利於團結。
會議議程一經發出，不要更改，不要超過規定的時間。如果會議程序拖延了，要立即採取行動。明確告訴大家，要在規定的時間內開完會。此舉最得人心。
明快生動的開場白給人的印像是深刻的，能起到先入為主、吸引聽眾的效果。精彩的開場白往往能像磁鐵一樣緊緊地吸引住聽眾，提高整個會議的調子和節拍，增強他們對會議的興趣。正如俗話所說，良好的開端是成功的一半。
開場白最多不超過一分半鐘，拖泥帶水的開場白會削弱解決問題的緊迫感，使會議剛開始就面臨失敗。
開場白既要把開會目的講明，又要把重點點出，使與會者有思想準備，為領會會議精神打下良好的基礎。同時又不能三言兩語，草草了事，意不明，言已盡，給人以茫然之感，使與會者不明白會議的議題，失去對會議的興趣。好的開頭可以一下抓住與會者的心，給人以深刻的印象，吸引人們繼續聽下去。就像看一部引人入勝的電影，開始就興味盎然，人們自然急於了解下面的情節。
開場白還要盡量避開那種陳舊死板、千篇一律的格式。要根據會議的實際或講形勢，或道特點，或提要求，或講別處的此時此刻，總之要因境制宜、靈活構思、巧妙設計，讓與會者在不知不覺中進入你精心設計的“圈套”。
一次，張主任召集全單位人員開會。當時會場比較嘈雜，聽眾情緒還未安定。張主任這樣開頭了：“有個笑話說，張飛和關羽參加一次劉備召開的軍機會議。當時大家正交頭接耳，劉備無法講話。張飛說：'哥，看我的。'於是他用在長坂坡喝退曹軍的大嗓門吆喝一聲，結果大家沒有平靜下來。關羽說：'小弟，你那手不行，還是看我的。'於是，他便坐在劉備的位子上，捋鬚凝目，似有所思。這下子大夥兒覺得奇怪，倒安靜下來了。其實，這只是個笑話，剛才大家交頭接耳，現在為什麼靜下來了？這個問題留給大家思考。我今天所要講的主要內容是……”生動貼切的故事，立刻引起了聽眾的注意，會場很快安靜下來了。
還有一次，情況正好相反。張主任要講話了，會場氣氛太嚴肅，跟講話的內容不協調。為把氣氛搞活躍些，張主任又做了這樣的開頭：“有個善於演講的人總結了一條經驗，要調度會場情緒，只要注意看兩個人：一個是看長得最漂亮的，看著這個人，可以使你講話更有色彩；第二個是要注視會場上最不安定的那個聽眾，鎮住他，使你講得更有信心。我想學習這個方法，可咱們這兒長得漂亮的、英俊的有一百個，可是沒有發現不安定的聽眾，這可叫我難辦了……”
主持人的任務是把問題清楚全面地向大家攤開。他還需講清解決問題的迫切性，以促使大家立即行動。
開場白要陳述的內容，包括會議的背景、主題、目的、意義、議程和開法，其語言要簡明扼要、條理清晰、語調和表情都要與會議氣氛協調一致。
一般情況下，好的開場白主要有三條：一是直接點題，提綱挈領，要言簡意賅地把會議的內容、主題講清楚。二是藉題發揮，調動全場的情緒，營造適宜會議開展的氣氛，使與會者興奮起來。三是運用富有啟示性、誘導性的語言，引導全場迅速進入境界，讓與會者集中精力。
會議節奏的快慢直接影響會議效果，是一個不可忽視的問題。節奏過慢，會延長會議時間，浪費人力物力；節奏過快，有可能造成認識膚淺，對問題議得不深，研究不透，決策草率，達不到會議的目的，嚴重的會造成重大失誤。因此，在主持會議時一定要注意控制好會議的節奏。啟發引導大家，始終遵循會議既定的議題去進行充分討論，才能達到預想的目的。
這就要求會議的召集人必須使與會者充分了解會議目的，一開始就要講明會議都有哪些議題以及與會者需要承擔什麼任務，等等。你可以在會前擬定一個會議計劃表，對會議議題的難易、議程的前後安排、可能出現的問題及對策要有充分估計。在表述會議目的時，要做到表述清楚，有條有理。把會議的目的、要求、內容等全部告訴與會者，並且要做到層次清晰、邏輯嚴密、表達準確、中心突出。決不能邏輯混亂，主次不分，使與會者不知所云、無所適從。
會議進行中要時刻留心會議的進程，控制好節奏。發現節奏過慢，應採取措施調動與會人員的注意力，主動提問，多加啟發引導，必要時也可提醒大家抓緊時間，圍繞中心議題，發表不同意見，相同意見從簡或不再重複。如果節奏過快，就要提醒大家沉住氣，時間充足，認真思考。
會議的時間有其限度。一般會議的時間以兩小時為限度，是從考慮人的生理以及心理的條件而來的。超過兩小時以上拖拖拉拉、鬆鬆散散的會議，只會增加疲勞而不會產生好的智慧。為了保證在有限的時間內獲得滿意的結果，作為主持的領導者有責任控制會議的節奏，有張有馳，既使與會者充分交流意見，又要避免發生互相扯皮的現象。
有些發言者話太多。他們喜歡自說自話，似乎要利用每次會議來壟斷討論。對於這種情況，主持人出於對發言者的尊重，一般不應當面直說，而應尋找機會做出巧妙的暗示。如果他發言了，給他適當的時間，然後說，“你提出的幾點很好。現在讓我們聽聽其他人的。”以此打斷他。如果這一招不靈，就限定時間，比如，每人發言兩分鐘。若是任由這些口若懸河者不著邊際、沒完沒了的宏篇大論，結束討論怕是要“等到花兒也謝了”。
有的人不願在大庭廣眾之下發表自己的意見而習慣於與周圍的人竊竊私語，這往往會干擾會議的正常進行。如果交談達到必須加以製止時，你可以通過直接提問來試著打斷交談者，也可停止發言，等著他們安靜下來。如果這也不管用，你可以對他們說：“如果你們有什麼要說的，請大聲說出來，好讓每個人都能從你們的討論中獲益。”
與會者在針對某個問題展開討論時，由於各自的學識、背景、素質、經驗與價值觀不同，看問題的角度不同，做出的判斷、提出的解決方案也不盡相同。與會者往往會各持己見，據理力爭。這是討論深入的表現。但如果意見已趨向集中，這時主持人就應適時終止爭辯。否則，針鋒相對的雙方互不相讓，爭得面紅耳赤，既浪費了時間，又妨礙會議下面議程的進行。在一些情況下，會議或許會成為發泄私人恩怨的最好場合，有人會利用它來給部門、單位的工作製造麻煩。作為領導，很可能會成為惡語中傷的對象，遭到攻擊。你可能會惱羞成怒，大發雷霆，站出來和對方理論。這實際上已經偏離了會議的主題，不知不覺中正中對方下懷。他的目的就是要讓你狼狽不堪，在眾人心目中留下一個壞印象。作為會議主持，要保證會議完成既定目的，巧妙的語言技巧，可以使你從不利境地中從容地走出來，避免一場無謂的爭吵。
有效地控制會議的進程，很重要的一點就是使各項活動盡可能地依照事先預定進程推進，不要輕易加以變更。在有限的時間內，圍繞主題展開充分討論，那種天馬行空的“座談”，只會使會議脫離軌道，進程緩慢。作為主持人，可以採用下面的方法來糾正離題的人。你可以說：“這是個頗有意思的意見。這對討論我們的問題適用嗎？”這樣可能會使對方覺察到他們離題了，從而回到正軌上來。
會議主持者儘管事先對會議進行了認真的準備，但在會議進行中往往還會出現一些意想不到的局面和情況。對這些情況，主持者要沉著冷靜，靠自己的應變能力恰當地加以處理。
在討論中遇到無人發言或無任何反應，陷入冷場時，主持人應分清原因，分別採取相應的對策措施。
（1）與會者無思想準備，一時難以發言。特別是事先沒有打招呼，臨時召開的會議容易出現冷場。這時會議主持者可以鼓勵大家先談不成熟意見，在討論中再補充完善，也可以讓大家先做短暫的準備，然後發言；
（2）與會者對所討論的議題不理解、不明白而感到無從開口。會議主持者應詳細、明確地交代議題，對與會者進行耐心啟發；
（3）會議議題直接涉及與會者多數人的利益，因有顧慮而造成的冷場。會議主持者應先啟發與其利益關係不太大的，或者是大家公認比較正直、公道的人發言，然後再逐步深入。只要有人開了頭，冷場就會變成熱烈；
（4）會議議題有一定的難度和復雜性，一時不易提出明確意見而出現冷場。這時會議主持者可以由淺入深，啟發大家開動腦筋，逐步接觸問題的實質，也可以選擇分析能力強、比較敏銳的人員率先發言，打開突破口再引導大家討論發言。
會議中經常會出現沉悶的現象，這很正常。但是作為主持人，如果讓會議陷入沉默那就是失敗的、不合格的主持人。當一部分人在會議上沉默時，主持者應當思索沉默的原因，有針對性地採取對策。會議中的沉默通常有以下幾種情況：
（1）害羞、膽小的沉默。
有些人膽小，當他們想在眾人面前講話時，舌頭就發緊。不要問一些使人難於回答的直接問題使這種人感到難為情。相反，問一些你認為他們能夠回答的問題。例如，有關他們的工作、家庭或他們如何處理某一特殊情況的問題。有機會就表揚他們，拍拍他們的肩膀，幫助他們克服發言時的不安心理。
有的人有較好的意見和看法，但因為某種顧慮而沉默不語。對於這種情況，主持人應想辦法打消這些人的顧慮，支持他們發言。有的人怕講不好，被人譏笑，既想講又不敢講，會議主持人要尋找機會鼓勵他發言，表示出對他的發言很感興趣，促使他大膽發言。
（2）清高的沉默。
如果是與會人員清高閉守、不肯多言而保持沉默，這一類人往往是閱歷較深、比較嚴謹、有自己的見解。他們一方面想表現自己，另一方面又擺出一副清高不凡的架子。對這類人，主持者應該多給他們一些鼓勵和尊重，讓他們感覺到自己的意見很重要。
（3）無所謂的沉默。
當會議議題與部分人關係不大時，有人會認為議題與己無關，抱無所謂的態度而不願開動腦筋。會議主持者應採取恰當的方法把他們引導到會議議題上來，促使其思考問題。
（4）對立的沉默。
這類人要么是對議題有不同意見不想說，要么是對主持人有意見不願說，就會採取不予理睬的態度。主持人應從團結的願望出發，不計個人恩怨，主動、熱情地引導他們發言，以親切的感情和語氣使他們改變態度，並對他們的發言持重視態度，鼓勵他們講出自己的真實看法，對不正確的意見也不要介意。
當然，會議中還有一些出自其他原因的沉默現象。如：有的人不吭聲是表示同意，有的暫時不表態是想听別人意見後再說，有的人不表態是沒有新的意見等。這些情況均屬正常，不必在意。
（5）離題萬里的局面。
開會時經常出現離題的現象，甚至最出色的主持人也要想盡辦法制止。這種現像出現過多的時候，會議就會脫離軌道，進程很慢。作為主持人，你的職責是善於把會議引上正軌。離題時不可強扭，也不能不扭。強扭會挫傷積極性，不扭就可能開成無效會議。你可以採用下面這幾種方法：
接過討論的某句話，順勢巧妙自然地引回到正題上來。你可以說：“這是個頗有意思的意見。可這對討論我們的問題適用嗎？”這樣可能會使別人察覺到他們離題了，使他們回到討論的議題上；
聯繫議論的某一層意思，提出新的話題引入到正題中；
用一句風趣的話截住議論而引入正題。
對付離題現象的處理絕對不能簡單粗暴，而應盡可能採用不影響情緒和氣氛的方式，用禮貌的形式提醒發言者。或者，如果可能的話，逐步把較遠的討論與眼前的問題結合起來，可以把大家引回軌道上來。如果還不行，就總結一下到目前為止已經說過的內容。這就會調整其方向，把注意力集中到主要議題上來。
（6）竊竊私語的局面。
當一個人開始與周圍的人交談干擾了會議時，你該怎麼辦？最好的辦法是盡可能不理睬他。總有些人不體諒他人的感受，你不得不容忍他們。
如果交談達到必須加以製止時，你可以通過直接提問來試著打斷交談者。或者你也可以停止發言，等著他們安靜下來。如果這也不管用，你可以對他們說：“如果你們有什麼要說的，請大聲說出來，好讓每個人都能從你們的討論中獲益。”
還有，如果你想制止他們，就請他們總結一下最後幾個建議，並估計其可行性。他們在腦子裡對這些或許不大清楚，說出來，他們就會注意了。
會議開始時的介紹技巧十分重要。好的開端等於成功的一半。會議開始順利，則為會議的成功舉行打下了良好的基礎。會議開始時，主席應盡力吸引與會者的興趣，滿足與會者的需求，調動與會人員的積極性。有時會議成員之間並不相識，這將會影響會議的討論及進行，所以在會議開始時需要做些必要的介紹。常用的介紹方法有：
自我介紹。與會者分別作一下簡短的自我介紹，說明自己的姓名、身份、背景情況等。這種介紹可以是按一定次序進行的，也可以是隨意的、無序的。介紹時，通常應起立、脫帽。
互相介紹。這種介紹將自我介紹與他人介紹結合起來，通常按照座位的次序或按事前編排好的次序進行。
主席介紹。由會議主席分別一一介紹參加會議的人員情況，這一方法適用於主席對與會者的姓名、身份比較熟悉的情況。介紹到每一位與會者時，被介紹者應起立、脫帽向大家點頭示意，有時也可做必要的補充。
名片介紹。通過與會者相互遞交名片進行。名片通常印有姓名、身份等內容，呈長方形，長9～10厘米，寬5～6厘米，男子的可略大些，女子的可略小些。名片的顏色可以是白色、米黃色、淺灰色或淺藍色，在左上角常用較小的字體寫明身份、職務，正中用較大的字體印出姓名，左下角和右下角可印出地址、郵編、住址、電話等。
在介紹了與會者的情況之後，應設法使會議進入正題，其方式有兩種：一種是比較正式的會議，可以由主席或其他重要人物的正式講話開始；另一種是非正規的、非正式的場合，可由主席用一個與會議主題有關的故事或幽默玩笑引入正題。當然，這個故事或幽默玩笑必須與會場的氣氛融洽，最好與會議的主題有聯繫。
會議是多人進行交際溝通的場合，在開始時即營造出一種良好的，或適宜的會議氛圍對其順利進展是十分重要的，這就要求主席具有較熟練的技巧和豐富的主持會議經驗。具體地，可應用如下技巧：
造成“我群感”。這種技巧是從心理上讓與會人員對會議有一種認同感。也就是想方設法使與會者有一種對會議群體的強烈歸屬感。 “我群感”對於調動與會者的積極性，承擔其職責，增強會議內聚力，實現會議目標很有必要。主席可以在休會期間到與會人員中去，與他們進行更多的交流；主席可以在會議中對此進行有意的強調，比如在講話中重複使用“我們”、“我們的”、“我們這次會議”等術語，使與會者產生“我們”是一個整體的感覺；同時，盡量避免使用“你們”這樣的說法稱呼會議成員。另外，可以使用特殊的會議標誌（如會議代表出席證、會標等），以造成會議群體與非會議群體之間的界限。
對所有與會者參加會議的目的進行深入、細緻的研究，並對不同的目的加以分組和歸類。主席在掌握會議進程時，要注意這些目的是否達到。只有使會議既達到了組織者的目的，也達到了全體與會者的目的，會議才可能獲得較大的成功。
處理好會議的顯在目標與潛在目標的關係，並在會議中盡快實現近期目標和較易達到的目標。會議的顯在目標一般是主席在會議開始時明確、清楚地向全體與會者宣布的目標；會議的潛在目標是會議未公開宣布，但在實際上卻隨著會議的進行而逐漸達到的目標。對此，主席應始終保持清醒的頭腦，並靈活創造良好的會議氣氛。同時，會議的目標有近期的、較易達到的和遠期的、較難實現的之分。主席在安排會議時，應使近期的、較易達到的目標盡快實現，這樣會使與會者興趣增加，並激發其信心，保證會議的順利進行。
利用與會者的經驗、專長。雖然會議開始時，與會者對於會議的情況還不甚了解，但每個成員都有自己特殊的學識、文化、閱歷和經驗。主席應盡力調動這些潛在因素的功能，讓與會人員提出合理化建議。當然，提合理化建議的方式可以是口頭的發言，也可以是在意見簿上留言。總之，想方設法使與會人員的聰明才智得到充分地發揮。
對與會者的錯誤採取寬容態度。會議成員有時會有不適當的言談舉止。對此，主席不宜採取激烈的批評態度，而應盡量寬容。隨著會議的進行，相信他們會有所修正和改進，不適當的批評會破壞會議的氣氛，使整個會議中的人際關係緊張，從而不利於會議目標的實現。當然，如果個別與會人員別有目的、蓄意破壞，則必須給予堅決的還擊，不容他們的目的達到。
良好的開端固然重要，但會議的真正成功需要主席在會議進行中做出不懈的努力，使良好的會議氛圍貫穿始終。以下這些方法是會議主席經常使用的。
討論。這是與會者進行交際溝通的主要形式，主席的基本責任之一就是鼓勵和促進討論。對於要討論的問題，不要在討論之前就規定某種答案，應允許各種不同的意見充分錶達出來。參加討論的成員是平等的，不存在誰服從誰的問題，都應服從於事實或真理。
主席在主持會議時，應注意讓每個成員都有發表意見的機會。討論中雖然常有主要發言者，但不能被某幾個人壟斷；必要時可以限定發言時間。主席還應隨時把握討論的方向，使之不偏離主題。在討論中，切忌發言之間毫無聯繫或交流，各唱各的調，問題分散甚至形成小群體。主席在這中間可以通過一些必要的插話、簡短的小結使討論問題集中在某一點上。有時，為了保證參加者都有機會發表意見，可以適當限制參加人數或分成小組討論。分組也有兩種方式：一是將專業、素質、年齡相近的人分在一起；另一種是將專業、素質、年齡不同的人分在一起。前一種方式有助於使討論焦點集中，便於形成融洽的關係；後一種方式有助於從各個角度比較全面地研究問題，避免片面性。
提問。主持會議的一項重要技巧是善於提出問題。提問可以吸引全體與會者的注意力，也有助於人們深入思考。提問時，要注意把握時機，問題要明確具體，切忌語言含糊。例如，當討論已涉及某個問題但焦點又不十分明確時，及時地提出問題，常能使討論形成高潮。
提出的問題類型有不同的劃分方法，有人將問題分為開放型問題與封閉型問題。前者指沒有任何固定答案，由被問者自由回答的問題；而封閉型問題是指提問者已設計了兩個或兩個以上答案，讓被問者討論這幾種答案的利弊。還有人將之分為全體問題與個人問題。前者指主席對全體與會者提出的問題；後者指對某一與會者提出的問題。
對不同意見的處理。會議進行中常會出現這樣那樣的不同意見，甚至出現爭執，這也是會議不可避免的問題。由於與會者的素質、閱歷、觀點各不相同，他們對問題的解釋也就各不相同。主席在處理不同意見時應把握的原則是：避免不必要的衝突，引導不同的意見向會議的主題靠攏。具體可採取如下措施：
主席對不同的意見進行深思熟慮後，提出自己的觀點。當然，這個觀點在提出之前，必須有足夠的把握，讓與會的大多數人都能接受而結束爭論；
對爭論雙方或各方的觀點加以澄清；
分析造成分歧的因素；
研究爭論雙方或各方的觀點，了解協調的可能性；
將爭論的問題作為會議的主題之一，展開全面的討論，以便把會議引向深入；
若分歧難以彌合，那就暫時放下，按會議議程進入下一項。
對於拖沓冗長、於解決實際問題毫無幫助的大頭會議，人們有著天然的抗拒心理。一次會議下來，與會者覺得時間沒有白費，該解決的問題得到了解決，思想上的分歧得到了統一，組織內生動活潑一團和氣的局面得以保持甚至有所加強，這樣的會議可稱得上是成功的會議。領導者主持會議的水平關係到會議的成敗。失敗的主持就如同一個糊塗的舵手，人們不知道他會將航船引向何方。這樣的會議或是人人“金口難開”沉悶乏味，亦或是唇槍舌劍吵作一團，人們的感覺就是“我們在錯誤的時間、錯誤的地點，和錯誤的人進行了一次錯誤的討論”，所產生的離心力對組織團結的破壞是巨大的。因此作為會議主持的領導者必須明確開會的目的，把握會議的主題，事先做好充分的準備，成竹在胸。
“現在開會了。請同志做報告，大家歡迎……”“請同志們坐好，現在開會。第一項內容……”這是我們所經歷的千篇一律的格式。這樣開場陳舊死板，令人生厭。開場白要陳述的包括會議主題、目的、意義、議程和開法等內容是必不可少的，但這絕對不是要囿於程式，不加以變通，而是要根據實際，因境制宜，靈活安排。
會議的順利進行有賴於良好會議氣氛的營造，精彩的開場白可以使與會者感到，要討論的是與人們切身利益相關的問題或是大家共同關心的問題，這樣就能刺激與會者的興奮點和吸引其註意力，充分調動各種積極因素，將會議導向圓滿成功。會議的類型多種多樣，不同會議所需的氣氛也不同。徵求意見會要求各方暢所欲言，集思廣益，需要的是生動、熱烈的場面；研究解決問題的會議需要的是嚴肅、莊嚴的氣氛；歡迎會上語言要熱情洋溢；歡送會上，言語中就要流露出依依惜別之情。
營造會場氣氛，調動人們的情緒，不是靠大喊大叫，粗聲厲氣。例如某廠為解決生產中存在的工序間銜接不暢的問題，擬就個別班組存在的“磨洋工”現象進行批評。領導上來就說：“今天把你們找來，就是讓你們知道，你們拖了廠裡的後腿。你們說該怎麼辦吧？”劍拔弩張，“嚴肅”的會場氣氛夠濃的吧，可這樣不問青紅皂白地一通發作，甭說引起對方共鳴，恐怕求得合作都很難。會場成了戰場，這會怎麼開？
下面是一篇較為成功的歡迎詞的開頭，恰與上文中的實例形成對比：
“春來誰做韶華主，總領九英是牡丹。”古都洛陽迎來了第九屆牡丹花會。熱情好客的古都人民，誠摯地歡迎外國朋友、港澳台同胞和來自祖國各地的客人光臨洛陽！ ……
主持人的歡迎詞真誠感人，令人如沐春風，烘托出喜慶的氣氛，遣詞又恰到好處，讓人感到與當時的場合相吻合而無媚俗之感。
我們開會往往是因為沒有找到向人們傳遞信息和解決問題的更好的途徑。正因如此，會議是為實現某種目的服務的一種重要形式，要有明確的議題和清晰的程序。會前，把你要講的事情列成提綱，保證會議沿著你的思路一步步進行下去，這實際上就是會議進程的程序。要牢記你希望大家會後知曉的思想或中心議題。你的主持要圍繞這一主題。有些領導人為了死死控制住會議的進程，要求秘書為自己寫稿子，拉條目，會上拿著講稿一字一句地讀，照本宣科，顯得機械呆板。記住，念稿子是場災難，不要照著念。列出發言提綱，發言時再詳細講，既不脫稿，又要離稿講話，把講稿上的內容變成自己的語言，才能令聽者覺得親切自然而非味同嚼蠟，才不至於讓人覺得你生拉硬套，不顧會議實際情況只會埋頭讀稿子。有一年，譚震林同志在湖南攸縣蹲點，在一次縣社幹部會議上，發言的人都是捧著稿子念，枯燥乏味，與會者不是打哈欠，就是抽煙。又一個人講話念稿子了，念得磕磕巴巴。譚震林打斷他，問：“你的稿子是誰寫的？”被問者支支吾吾地承認，是別人幫助起草的。譚震林從衣袋裡摸出自己的講稿說：“今天的講話是你講，還是別人講？我都不敢像你那樣，三頁半的稿子，還要秘書給起草。”他接著批評道：“官，越當越懶！講十幾分鐘的話，都要別人替你寫個稿子，這樣，不脫離實際才怪！”為了給被批評者下台階，他又說：“我打斷你的話，很有點不禮貌，為了倡導一種風氣，我就要這麼做。就是要你知道，這樣幹是不行的。”譚老犀利的話語批判了在某些領導幹部中存在的官僚主義作風，同時也告誡我們，要想不照本宣科，就要身體力行，做最充分的準備，保證心中有數。
主持一個會議，一般都要在中間搭橋接榫過渡照應，把整個會議連綴成一個有機的整體。可以說，這個連接過程也是主持人自我發揮的大好機會。領導者是否具備上佳的口才和出眾的機智，人們將通過他所表現出的組織與概括能力做出自己的評判。主持人所用的連接語不外乎承上啟下，肯定前面的，畫龍點睛；呼出後面的，渲染蓄勢。比如“剛才同志的發言直陳胸臆，甚是精彩。下面我們再來聽聽他的高見。”凡此種種，不一而足，應視具體情況而定，不拘一格，恰到好處為佳。我們不妨再看一個例子：有人主持“我是一名共產主義戰士”的演講，其中上一位講了《人與共產黨人》，下一位講《要有艱苦奮鬥的創業精神》。他在這兩篇演講之間說：“共產黨人是人，但又不等於一般的人，共產黨人要無私無畏，要經得起風吹浪打，這就離不開艱苦奮鬥。下面請聽同志演講。”寥寥數語，過渡自然不著痕跡，又無牽強造作之感。
會議的時間有其限度。一般會議的時間以2小時為限度，是從考慮人的生理以及心理的條件而來的。超過2小時以上拖拖拉拉、鬆鬆散散的會議，只會增加疲勞而不會產生好的效果。為了保證在有限的時間獲得滿意的結果，作為主持的領導者有責任控制會議的節奏，有張有弛，既使與會者充分交流意見，又要避免發生互相扯皮的現象。
有些發言者話太多。他們喜歡自己說話，似乎要利用每次會議來壟斷討論。對於這種情況，主持人出於對發言者的尊重，一般不應當面直說，而應尋找機會做出巧妙的暗示。如果他發言了，給他適當的時間，然後說：“你提出的幾點很好。現在讓我們聽聽其他人的。”以此打斷他。如果這一招不靈，就限定時間，比如，每人發言兩分鐘。若是任由這些口若懸河者不著邊際、沒完沒了的宏篇大論，結束討論怕是要“等到花兒也謝了”。
有的人不願在大庭廣眾之下發表自己的意見，而習慣於與周圍的人竊竊私語，這往往會干擾會議的正常進行。如果交談達到必須加以製止時，你可以通過直接提問來試著打斷交談者，也可停止發言，等著他們安靜下來。如果這也不管用，你可以對他們說：“如果你們有什麼要說的，請大聲說出來，好讓每個人都能從你們的討論中獲益。”
與會者在針對某個問題展開討論時，由於各自的學識、背景、素質、經驗與價值觀不同，看問題的角度不同，做出的判斷、提出的解決方案也不盡相同，與會者往往會各持己見，據理力爭。這是討論深入的表現。但如果意見已趨向集中，這時主持人就應適時終止爭辯。否則，針鋒相對的雙方互不相讓，爭得面紅耳赤，既浪費了時間，又妨礙會議下面議程的進行。在一些情況下，會議或許會成為發泄私人恩怨的最好場合，有人會利用它來給部門、單位的工作製造麻煩。作為領導，很可能會成為惡語中傷的對象，遭到攻擊，你可能會惱羞成怒，大發雷霆，站出來和對方理論，這實際上已經偏離了會議的主題，不知不覺中正中對方下懷。他的目的就是要讓你狼狽不堪，在眾人心目中留下一個壞印象。作為會議主持，要保證會議完成既定目的，巧妙的語言技巧，可以使你從不利境地中從容地走出來，避免一場無謂的爭吵。
有效地控制會議的進程，很重要的一點就是使各項活動盡可能地依照事先預定進程推進，不要輕易加以變更。在有限的時間內，圍繞主題展開充分討論，那種天馬行空的“座談”，只會使會議脫離軌道，進程緩慢，作為主持人，可以採用下面的方法來糾正離題的人。你可以說：“這是個頗有意思的意見。這對討論我們的問題適用嗎？”這樣可能會使對方覺察到他們離題了，從而回到正軌上來。
如果把會議搞成一言堂，主持人在上面唱獨角戲，就失去了集思廣益、各抒己見的本意，也不利於充分發揚民主。領導的水平並不體現在以個人權威將自己的意圖強加於人，雖然要有“惟我獨尊”的威儀，但在方法上要注意靈活多變。在會議上要善於提問，積極引導，使會場呈現出一種生動活潑、毫不拘謹的局面，才有可能從各種不同角度、不同側面發現問題、提出問題、分析問題、解決問題。
與活躍的討論形成鮮明對照的是無人發言或一部分人毫無反應的現象。無人發言可能是人們對某個問題還似明非明，難於發表看法。你不妨以這樣的話語加以點撥：“這個問題正面一時看不清，假如反過來看呢？從它究竟有多少弊端的角度看，是否應下決心解決呢？”
對於沉默不語的人可以試試激將法：“老黃，您今天一言不發，看來是想'金杯漱口了！'”
旁邊可能會有人接口：“老黃向來能說會道，今天怎麼會甘拜下風呢？”這樣一激，老黃還能不一吐宏論嗎？或者你可採用迂迴方式引他開口：“小張，你一直保持沉默，是不是身體不舒服？”對方可能會予以反駁，你正好順水推舟：“那你就是有不同意見了，說出來讓大家聽聽好嗎？”有時也可以就某人的發言因勢利導，引導大家順此深入討論：“老鄭認為我校提高教學質量的關鍵，不在於嚴格考勤、考試上，而在於聯繫實際改進教學方法，說得很有道理。大家對此議論一下吧！”對老鄭是個鼓勵，大家討論也有了方向，會議就會深入一步。
主持人打開局面，引導會議進行的技巧水平取決於他的認識水平和良好的思維能力。主持人要能夠洞察現場情勢，抓住眾人共同關心的話題，廣開言路。你可以身先士卒，帶頭髮言，為他人作好鋪墊；也可以語調親切，言語詼諧，吸引與會者的注意力，使那些持漠然態度者也能積極投入；也可以層層設問，啟迪思考，借助“頭腦風暴”（brainstorm）傾聽更多意見。會議局面的展開有賴於領導者的引導能力，但根本上還在於領導者應具備較好的素質。
做什麼事情務求善始善終，成功的會議總結方式也很重要。 “虎頭蛇尾”會令與會者有草草收場之感，該明確的認識還模模糊糊，該佈署的任務也沒有落實，結果大家覺得無所適從，一切照舊。通過會議要收到的預想效果沒有實現，白白浪費時間做了無用功。好的總結方式可以起到畫龍點睛的作用，強化與會者的記憶，統一認識，並再次鼓動大家的情緒，有效提高會議討論的質量，鞏固討論業已取得的成果。
可以用總結歸納的方式把會議的主要成果提綱挈領地概括出來，加深與會者的印象。如說：“今天我們學習了×文件，主要收穫是……，弄清了以下問題……。現在，方向已經明確，路子已經找到，讓我們今後在各自的崗位上大顯身手吧！”這恐怕是最簡單、最普遍的總結方式，清楚易懂，對與會者給予了有效的指導。
想要一次解決所有問題是不大可能的，也可以用在本次會議中提出而還未得到解決的問題作啟發，為下次會議作鋪墊。如說：“今天大家提出不少問題，其中'為什麼亂攤派之風屢禁不止？'提得很及時很深刻，只是限於時間，今天沒有充分討論。請大家會後廣泛收集材料，深入思考，以便下次再議。”解決原有問題，發現新問題，力求工作中更進一步。
選擇符合會議氣氛和參加者的心理總結方式，或以豪言壯語鼓舞人心；或感同身受堅定信念；或語意激昂痛陳利弊，這些都有助於強化會議精神，引起與會者的共鳴。如在一次救災總結討論會上，主持人最後說：“世上總是好人多，天災無情人有情，這次搶險救災中，真正體現了一方有難，八方支援；一家受災，千家關懷。這次討論交流，大家暢談了許多感人的事蹟，使我們體會到了許多崇高思想。願這種精神進一步發揚，願我們的社會更加美好！同志們，希望大家都能有所思，有所悟。散會！”
會議結束時下達指令，做出工作佈置，往往能令與會者心悅誠服地接受，並在會後立即付諸實施。因為會議討論的過程，就是一個化解分歧逐漸求得統一的過程。人們對現狀有了更為全面、清楚的認識，對問題的解決方案達成了一致意見，領會吸收會議精神也就順理成章了，領導者在總結中要直陳胸臆，當機立斷。這時就不能還講求含蓄委婉，支支吾吾，或以試探的口氣“你看這麼辦行不行？”你是領導，決策要由你做出，不要給下屬留下優柔寡斷，做事拖泥帶水的印象。
還有的領導喜歡在會議結束時說些“你好我好，大家都好”之類的話，以為這樣就維護了上下和氣的團結局面；或是誇大其辭，說什麼開了一次團結的會、勝利的會，上下一致，絕無二心；或是動輒上綱上線，發一通甚麼對組織的前途命運具有決定意義之類的陳詞濫調，這些只會讓人覺得你不實事求是，招致反感，久而久之，對浮誇之風推波助瀾，不利於好的會風的形成。其實，在總結時只要從實際出發，有成績講成績，有問題講問題，不但不會破壞組織團結，還會喚起成員的責任感、使命感，關心組織的存亡發展，形成更為強大的凝聚力。