議會是一個演講的政府。在這一組織形式內，口才的力量成為一位政治家所能擁有的全部品質之中最可稱道的——威廉·皮特
在許多場合中，領導者常常會遇到有即席發言的機會。這時，如果你是一位巧辭令、善言談的“老手”，自然會有所應付，不成問題，但如果你是一位不善辭令、不大在眾人面前講話的“新手”，那也不必緊張，更不能迴避，應敢於拿出你的全部熱情和膽量，針對不同場合、對象講出能完全表達你的思想、意見或真情實感的精彩話來。
下面，我們將即席發言的幾種常見形式，歸納一下，希望對你有所助益。
（1）主持式
作為會議主持者，即席發言貫穿於整個會議過程中，須依會議性質把握說話內容。若是召開工作性質的會議，只需講此次會議背景、意義、程序、希望和要求；若是歡迎式的會議，只需著重表示對來賓的歡迎和簡略講述它的意義，並將氣氛加以渲染；如果是號召性的即席發言，那則應闡明意義、明確目的和奮鬥目標，並指出如何去做以及具體措施、方法、步驟等，並用號召性的言辭進行陳述和表述；若是總結式的發言，要對所做的工作作出科學正確的判斷，對成績加以肯定，對不足之處提出改進措施和努力的方向。
作為會議主持者的發言，切忌“老子氣”、“先生腔”或不知所云東拉西扯地胡說八道，要明確、實效、得體地表現主持者的身份。
（2）應答式
通常在會議上、法庭上或學術性的討論、答辯會上，常被人發問，需即席發言。這種應答式發言大多是被動式的，受發問內容或發問主題的限定，因此，就發言範圍來講是容易把握的。這種發言，應問一答一，問二答二，將所需回答的問題，作條理清楚、內容完整而又是非曲直分明地闡述就可以了。如果是被人質疑，那就將“疑點”所在，做出符合事實和理由充分的回答。如果是法庭上的答辯，就將所涉及問題的時間、地點、在場人、事實的經過等加以闡明，或陳述你的申辯理由。如果是學術上的答辯或解釋，那你就將你的觀點或研究成果，用科學的方法加以論述或闡明，倘若遇到深奧艱澀難懂的問題，可用淺顯易懂的形象性的語言加以說明……這樣，你便能將你所答的問題說得明明白白了。
（3）應邀式
被人邀請的發言，一定要把握好三點。一是謙遜；就是對主人(單位、團體)說些適當的謙卑語言。如感謝主人的熱情好客，讚揚主人的成績、善舉、為人風格和精神品德等。二是應該講出與眾有益的話，就是講話的內容能使聽眾獲得思想上的啟蒙和知識上的啟迪；要注意自我形象和美的感染力，不僅要以理服人，還要以情感人。三是應該充分估計聽眾的客觀要求。聽眾需要具體政策，你就不要打官腔，擺官架子。大凡一句話能講完的就不要利用兩句話、三句話甚至喋喋不休地大講空話、大話和廢話。
（4）說明式
通常在一個問題，一件事情被人誤解、曲解，下屬或聽眾不甚明白或不明真相時，須當場作解釋性發言，這就是說明式即席發言。這種即席發言既可以指出、糾正他人的問題，也可以披露事實真相，以達到澄清事實的目的，也可以是為自己或他人作辯白。這類發言，要抓住問題或事實的實質，切忌使用“描繪”、“誇張”之類發揮性言辭，否則會把本該容易說明的問題，搞得複雜化了，不利於事情的解決。
（5）靈感式
在一些場合裡，思維常有“靈感勃發”的情況。什麼是“靈感勃發”呢就是指即景生情、觸類旁通的聯想、遐想。這種情況，常在討論會、酒席間、聚會上碰到。這種“靈感”湧流式的講話，通常要視場合、情景而定，應以幽默、趣事、歡樂的內容、語調和氣氛為宜。要把握簡潔、得體、高雅、樂趣這樣四個要素。切忌那些掃興話或長篇大論的廢話、空話。
（6）參觀訪問式
參觀訪問時的即席發言，往往是以目擊其景後的見聞感知作主動或被動性的發言。可以對被參觀單位的成功經驗、好的工作方法、科學管理等加以闡發和讚揚；或對主人的熱情好客進行道謝。這種發言，感情應真摯，情調應高昂，語氣應謙遜，言辭應優美，注意不要流露出傲慢味、或別人不如自己的優越感，等等。
（7）集會式
集會時的即席發言應依據會議類型和接受對象來把握分寸。若是政治性的集會，宜用激昂、熱烈和信心百倍的情調言語；若是紀念性的集會，氣氛需要深沉的，就應用沉重的調子，對偉人、名人、要人的功績加以追述和讚揚，指出其價值和意義、繼承和發揚等意向來。一般的說，“集會”總是以政治性的居多，所以這類發言應以鼓動性為宜，讓聽眾能按著大會提出的號召去努力實現奮鬥的目標。
即席發言的場合和形式還有許多。但不論何類何樣，你只需把握住：恰當得體，合乎時宜。你面前的場景是喜慶的，你就講“喜慶話”，喜慶話應講得歡快些；如你面前的場景是激昂的，你也就講“激昂話”，激昂話的調子應熱烈些；如果你面前的氣氛是憤怒的，你就講“憤怒話”，憤怒話應講得火氣些……如果對像是青年人，應講得有情趣些；對像是農民，你就要講得憨厚些；對像是某一行業的“里手”，就應講這一行的“行業話”。如果你再能把握住簡短、明晰、得體、有新意、流暢通順的說話分寸，那樣，你的即席發言便會妙趣橫生，深受聽眾歡迎……
主持會議的領導是會議的“舵手”，要隨時把握、駕馭好會議之舟，啟發引導大家，始終遵循會議既定的議題、日程，進行充分地研討，才能如期達到預想的目的。這就要求領導必須使與會者充分了解議題。一開始就要講明會議共有哪些議題，怎麼個開法，有哪些要求，與會者要承擔什麼任務等。其中，哪一項應由與會者在會上作出決定；哪一項只需聽一聽與會者的意見，以便進一步補充；哪一項只是告知性地打打招呼，介紹一下情況，暫不討論；哪一項與會者必須和上級保持一致，只研究怎麼協調行動，等等。把會議的目的、要求、內容諸項一一交代給大家，層次要清晰，邏輯要嚴密，表達要準確，中心要突出。切不可主次不分，輕重不分，內容龐雜，使聽者不知所云，無所遵循。
開會時往往有這種情況：
一、大家意見比較集中，而會議主持人卻不能及時總結，提請大家轉入另一項議題，出現了冷場，拖延了時間；
二、在徵求大家意見時，有的人一聲不吭，有的人翻來覆去，談不到點子上，越扯越遠；也有時人們爭論不休，互不服氣，會議上發生了冷場、爭論、跑題等情況。
這就要求領導能夠細緻了解會議進程，掌握與會人員的心理，恰到好處地、適時地對會議進行引導：
意見基本一致時，立即終止；
意見大同小異時，允許求同存異；
很難一致時，下次再議；
對於離題太遠的發言，會議主持者可尋找時機予以引導、提醒，拉回正題。
為了不分散大家的精力，不浪費大家的時間，不衝擊會議的中心議題，領導者必須十分注意掌握講話的時機和“火候”。
在主持會議時，領導還要注意掌握說話的分量和分寸。這也是“度”的一種要求。
語言的分量是由詞義和態度兩個主要因素構成的。詞義是指語言的本意，態度是指表達時所持的表情和情緒。比如，主持會議的領導，要批評下級人員的工作差錯或較大的失誤，這裡就有個分量問題。如果是個別的、一般性的差錯，而批評的分量過重，未免有小題大做之嫌，本人不服氣，大家也不滿意。如果是較大失誤，而批評分量過輕，既達不到教育本人的目的，又給大家一種袒護當事人、文過飾非之感，不能使聞者足戒。
當然，不作具體分析，以理服人，而是無限上綱，亂扯一通，也不會有好效果。因此，根據問題的性質、程度，在講的時候，就有一個輕重之間怎樣才算適宜的分寸問題。
分寸是衡量語言分量的尺度。而要把握好分寸，一是注意詞義上的細微差別，尤其是同義詞、近義詞之間的細微差別。二是注意態度和語調的區別，這種分寸也是會影響到分量的。我們的目的是，既要弄清問題，又要教育同志。指出問題的嚴重性，進行嚴肅的批評，不一定非要高門大嗓、聲色俱厲不可。語言尖刻，態度粗暴，甚至出口傷人，以挖苦、諷刺、嘲笑人為快事，必定造成對方的反感和抵觸，不利於問題的解決，也不利於團結。因此，要做好工作會議的主持，須注意以下幾點。
（1）準時開始
這是主持會議人最容易貫徹的一條原則，而由於種種原因，又是難於貫徹的一條。人們由於缺乏會議意識，有的是覺得會議不重要，9點通知10點到；有的是為了顯示身份，如張天翼創造的著名典型：華威先生為了與眾不同，故意姍姍來遲。在這種情況下，領導應以身作則，這樣才能使會議有個良好的開端，也是提高會議效率的第一步。
（2）開宗明義
通常在開會前分發給與會者的議程表中，你已經制定了會議的內容和目的。但在會議開始時，仍有必要重申一下會議的內容和目的。這將幫助與會者清楚了解要討論的問題，容易澄清任何可能出現的最後一刻的混亂。
（3）節約時間
開場白最多不超過一分半鐘。主持人的任務是把問題清楚全面地向大家攤開。他還須講清解決問題的迫切性，以促使大家立即行動。拖泥帶水的開場白會削弱解決問題的緊迫感，使會議剛開始就面臨失敗。用豐富多彩的語言來表達自己的想法，使聽者感興趣。明快生動的開場白能提高整個會議的調子和節拍。正如俗話所說，良好的開端是成功的一半。
（4）提供材料
在開場白中，要明確告訴大家先討論一下所有的背景材料，再尋找解決問題的辦法。應指出如果不這樣做，個人就會取代會議變成決策工具。如果某個與會者想倉促行事，要阻止他。動員所有與會者出謀獻策，幾乎每次會議總有些默不作聲的人。會議要開得使每個與會者都能談看法、出主意，最後歸納，作出決定。
（5）集思廣益
務必讓每個人都參加討論，參與決策。如果你知道某個與會者喜歡發表會後議論，設法讓他在會上發言，明確表態。這樣，會後他再也不能說不同意了。這點要取得其他與會者的配合。這是一種領導藝術，這種領導藝術能節省許多開會時間。
開會時私下交談只會引到衝突和不和。主持會議者不能允許任何人把會議分裂成一個個小組討論會。應使所有與會者都能聽到每個人的發言。如果竊竊私語者繼續存在，可以把大家的注意力引起他身上，和藹地請他把所講的告訴大家。
（6）調和藝術
在會上，主持者的職能不外乎把大家的意見加以分類、篩選、澄清並給予指導。他要記錄事實，引導討論避免產生意見衝突和意氣用事，引導與會者朝著可能解決問題的目標前進。每當人們面對面討論時，感情或事實肯定會交織在一起。但是，如果你能採取中立的立場，會議上的感情氣氛就會淡薄些，會議也就比較容易掌握。如果你非表態不可，盡量通過部門裡其他人來表示，也可以引用與你觀點相同的與會者的話。
（7）緩解氣氛
防止個人之間或團體之間產生不融洽的情緒。一旦出現，要立即解決，避免在會上討論“敏感”的問題。講些幽默的話語，使氣氛變得輕鬆一些。指出可能雙方都沒有錯，只不過是對問題的看法和立場不同。待緊張氣氛有所緩和時，再回過來實事求是地討論這個問題。
（8）應付分歧
對分歧不要視而不見，也不要設法迴避。承認分歧，並提請與會者註意。把分歧意見公佈於眾，供與會者進行明智的選擇。可以問爭論的雙方：“你到底站在哪一方？”然後再問：“你為什麼採取那個立場？”最後問：“你建議我們應做些什麼？”這樣，他們堅持自己觀點的強烈度就會減弱。
（9）防止“冷場”
一發現要出現“冷場”，立即用評論、提問或解釋的方法，鼓勵大家繼續討論。要知道與會者發表的意見逐步減少，意味著他們對處理問題的緊迫感和能力也隨之下降。
（10）措辭平和
會議主持人往往如此發問：“不知各位有何高見？”這一句話就把想說的人也嚇住了。倒不如改為：“各位有什麼想法呢？”樸實無華，效果反倒好一些。措辭平和，來自人人平等的原則，給人戴高帽或貶低人的措辭效果都不會好。
（11）歸納提醒
歸納小結是向大家報告會議進展情況的一種技巧。主持人也可以把分歧意見進行歸納，以提請與會者註意。否則，不同意見在討論中會被忽視。如果到會議結束時才冒出來，會使大家感到沮喪。
（12）小結簡短
歸納小結不要超過三十秒鐘。這段時間完全夠用。寥寥數語不僅不會影響會議的進展，還可以向全體與會者表示你是珍惜時間的，並設法把大家的想法引向深入。
（13）適時而止
會議議程一經發出，不要更改，不要超過規定的時間。如果會議程序拖延了，要立即採取行動。明確告訴大家，要在規定的時間內開完會。
主持會議是正常工作的基礎，它需要一定的口才技巧。作為領導，你可通過下列努力來不斷地提高主持會議的口才技巧。
（1）主次一定要明確
弄清楚要商量的內容。同時有幾個問題時，應把問題主次分清，預先整理好。有些問題往往是有內在聯繫的，不是孤立存在的，在商量的同時，應把有聯繫的問題考慮進去。
（2）報告一定要具有書面語特點
報告一般備有講話稿，尤其是重要報告，其稿往往經過反復修改。它要求講稿語句通順，合乎語法，講話人要善於臨場表達，如語音準確、語言輕重適當、停頓合理等。
（3）有一定權威性
領導人一般是代表組織講話，報告的內容重要，影響深遠，往往成為聽者行為的規範和認識事物的指南，因此具有權威性。
（4）一定要有嚴肅性
在莊重的場合，面對眾多的聽眾，講述重要的內容，報告人必須抓住中心，嚴肅地闡釋，不允許海闊天空地閒扯，也不允許隨意添加內容，更不允許妄加解釋或插入一些不應有的笑料。
（5）把握所知悉的事實
掌握事實，對問題的解決有很大幫助。只有掌握了事實，才能對問題有綜合的判斷，對各項事實間的相互關係瞭如指掌。對提出解決問題的具體策略加以分析，任何方案都可以提出，因為這樣往往能啟發出更好的方案，集思廣益，能對問題作出更完美的決策。
（6）要縮小聽、講之間的“距離感”
由於聽眾人多，場面大，人員情況復雜，再加上報告人與聽眾所處的位置有上下之分，雙方處在不同的情境中，存在著“距離感”。報告的內容，報告人的聲音、姿態應盡量縮短這種距離，提高聽眾的情緒。
（7）仔細聆聽別人的意見
當意見不同時，仔細聽取理由；不能完全理解時，不可提出相反的論調或進行辯駁，要有一種協商的態度，以便彼此找出妥善解決問題的辦法。必要時，可設法延長時間，絕對不要被迫作草率的聲明和決定。
（8）選擇好時機
選擇空當時間較佳，避開大家疲勞的時間。另外應事先整理好問題和資料，以免浪費時間。事情得到解決後，不管收到什麼樣的效果，都應立即通報，這樣可建立起相互信賴的關係。
所謂“解決問題的會議”，是指決策中心討論實質性問題的工作會議，它是領導者最常運用的一種會議形式。能否主持好這類會議，是對領導者能力和作風的綜合考驗，也是會議成敗的關鍵。
這類會議常分五步進行：
第一步，用簡潔明確的語言闡明會議的目的和所要討論的問題；規定會議的範圍，即把會議限制在一定議題之內，不討論議題之外的事，交代一下會議的開法和時間上的要求。
第二步，把需要討論的問題按重要性的大小和緩急程度排列一個順序。
第三步，一個問題一個問題地討論。每個問題最好拿出幾種解決辦法，從中挑選出最好的解決辦法，或把幾種辦法的長處綜合成一種新的辦法，並預料實行這種辦法會出現什麼情況和結果，怎樣解決？
第四步，這項工作如何付諸實施？由誰來做？什麼時候完成？完成後以什麼形式匯報和總結？
第五步，每一個問題討論完畢，主持者作一次歸納，形成一個一致的意見；全部問題討論完畢，主持者作簡要總結，歸納一下會議的成績與不足，強調一下有關問題；如果需要舉行下次會議，則同大家商定下次會議的開法和時間；如果需要將會議內容形成一個文件或紀要，則當場將承辦人落實。
很顯然，以上這五個步驟，只是一個一般性的程序。會議能否開得圓滿，很大程度上取決於會議主持者能否做到以下幾點：
（1）抓住重點
主持者要牢記會議宗旨，帶領大家朝會議目標努力。為此，要善於牽“牛鼻子”，區別有益的討論和無關的爭論、有用的發言和無用的廢話。在某人的發言或眾人的爭論偏離會議主題時，主持者要用適當的方式及時提醒，引導大家書歸正傳，使會議緊緊圍繞中心內容進行。在眾多的發言中，主持者要把精力集中在選擇與執行的解決方案上，對那些實際上不能執行的方案，不管說得多麼頭頭是道，都在放棄之列，最多只能將其可取之點吸收到可行方案中來。
（2）掌握進程
哪個問題應當重點研究，討論時間長些，哪個問題比較簡單，時間應用得少些，主持者要心中有數，不能顛倒主次，大題小做，小題大做。問題討論到什麼程度算恰到好處，領導者要掌握“火候”，不失時機地轉入下一個題目。
（3）發揚民主
會議要開得好，必須有一個寬鬆的氣氛，使到會者無拘無束，暢所欲言。這種氣氛能否形成，主要在於主持者是否有民主作風。主持人要把自己置於同大家平等的位置上，啟發大家開動腦筋，毫無顧忌、毫無保留地發表意見。對大家的意見，主持者要善於傾聽，體察異同，分析歸納，鼓勵引導。不管個人發表的意見有否被採納的價值，主持者都要給予積極的鼓勵和適當的評價，因為它對全面分析問題總是有幫助的。主持者千萬不要搞一言堂，更不能壓制不同意見，強制大家迎合自己的觀點。只有會議主持者俱有這樣的民主作風，才能充分發揮與會者的聰明才智，為問題找到好的解決辦法，大家才能在以後討論問題時繼續無拘無束，暢所欲言；也只有這樣，大家才能真正尊重和樂於接受會議形成的決議，積極地貫徹實施。否則就會使人感到，會議是在主持者的“逼迫”之下進行的，形成的意見是主持者強加給他們的，那麼，大家就不會堅決地、自覺地貫徹實施。
（4）言簡意賅
會議要想取得高效率，必須使每個到會者都言簡意賅。而想做到這一點，主持者能否帶頭做到言簡意賅則是關鍵。如果主持者說話漫無節制，拖泥帶水，其他與會者就會產生兩種情況：一種是和你一起信馬由韁，使會議鬆鬆垮垮；另一種是對會議毫無興趣，認為你白白浪費了他的寶貴時間。如果主持人的語言風格簡單明了，在客觀上立刻可以造成會議的緊迫感，使大家的精神處於高度集中的狀態，會議的效率就會大大提高。
（5）善於調解氣氛
儘管會議要講求效率，討論問題要嚴肅認真，但也不一定搞得劍拔弩張，毫無笑意。事實證明，輕鬆的氣氛有助於活躍思想，討論問題。會議的主持者要善於製造這種氣氛。每當出現僵局或氣氛拘謹、緊張時，主持者應當發揮“幽默”的藝術，可以用一個不過分的笑話、俏皮話、笑聲或友好的諷刺來解除緊張狀態，使大家輕鬆自如地繼續討論。同時，會議要注意適當的休息。每過一兩個小時，就應當休息一二十分鐘，使大家緊張的神經鬆弛一下。討論時間持續得太久，頭腦就會處於抑制狀態，效率反而不高。休息也有個時機問題，這個時機應當選擇在一個問題的討論告一段落之時，而不是隨心所欲，特別是不能在“節骨眼兒”上休息。
西方有句諺語：“站起來人們能夠看見你，大聲說話人們能夠聽見你，閉住嘴人們會喜歡你。”這是一句絕妙的忠告。然而，在會議上發言，還有其他一些你應該考慮到的訣竅。
（1）自問你的發言目的是什麼。是讓你的聽眾思考、通知、說服、決策，還是要採取什麼行動？如果你知道自己要幹些什麼，那麼你就會以實現你的目標的方式去“設想”你的會議。
（2）把你會上要講的事列成提綱。要牢記那些你希望大家會後知曉的思想或中心議題，你的發言要圍繞這一主題。
（3）你的聽眾是誰？與會的關鍵人物是誰？他們是否有些你應該知道的怪癖舉止？他們有些什麼主要傾向性或偏見你應善於迴避的？
（4）念稿子是場災難。不要照著念，列出發言提綱，發言時再詳細講。
（5）如果你認為聽眾會提問，那你要預計他們提什麼問題，事先準備回答，這樣你便能夠應付自如。
（6）向你的聽眾宣示召集會議的目的和作用。然後告訴他們你將談些什麼，開始發言，最後總結。
（7）在你的發言中，盡可能用些幽默語言，但不要硬扯一些可能打亂思路的笑話。在發言時要用日常用語，不要用長句子在聽眾面前譁眾取寵。每個字都要發音清楚。許多字詞聽來相似，但意思可能完全不同。
（8）人們思考和理解的速度每分鐘500～600字，但為了便於理解，你的發言速度不應超過每分鐘100或125個字。要再快就會使你的聽眾漏掉你所說的話，他們可能難以跟上你。因此，說清楚，說明白，不要太快，講話放慢速度。
（9）看著你的聽眾——不要看地板、天花板或窗戶。把你的目光從一個人身上慢慢移向另一個人。當你講話時讓你的目光在每個人身上都停留片刻。如果你覺得這樣不舒適，那就把目光集中在房間盡頭的某一點上講話。這比看天望地要好些，只要你注視著你的聽眾而不把目光移開，你就能保持與他們的交流。
（10）發言結束時，不要忘記總結一下你所說過的話，但要簡明，不要拖沓。
領導在會議上講話，要使會議達到預期效果，有一些會議講話的準則必須遵守。但每一個具體的會議情況都可能因時、因人、因地而異，所以這些只能靠領導者靈活地把握和運用。然而這不等於說會議講話沒有規律可循，還是有一些基本要求是領導者主持會議時所必須遵守的。
（1）發音清晰，語調多變
領導者在會議上講話，要讓自己說出的每個字、每句話都傳到與會者的耳朵裡，這是最為基本的要求。我們說話的聲音洪亮，不光是指音量，還包括說話應該有力度，吐字清楚，節奏感強。能在聲音中表現出領導的自信以及奮鬥的力量。領導講話如果聲音有氣無力，語調平鋪直敘，就顯得缺乏活力。領導者通過語調的變化，能表達出豐富的思想情感和觀點，使與會者在思想情感上產生一種共鳴，使自己的講話有較強的感染力、震撼力。莊重、嚴肅的會議，要求語調平緩、穩重；歡快、輕鬆的會議，要求語調輕快、隨意。
（2）突出議題，明確宗旨
只有啟發引導大家，始終遵循會議既定的議題去進行充分討論，才能達到預想的目的。這就要求領導必須使與會者充分了解會議目的；一開始就要講明會議都有哪些議題以及與會者需要承擔什麼任務，等等。在表述會議目的時，要做到表述清楚，有條有理。把會議的目的、要求、內容等全部告訴與會者，並且要做到層次清晰、邏輯嚴密、表達準確、中心突出。決不能邏輯混亂，主次不分，使與會者不知所云、無所適從。
（3）掌握時機，言之有度
領導作為整個會議的引導者，要求隨時把握、駕馭好會議之舟。領導者要能夠把握住會議的脈搏。很多開會場合都出現過這種情況：當大家意見比較集中，領導者卻不能及時總結意見，推動會議轉入另一項議題。這時就會出現冷場，大家變得無話可說。出現這種情況，就是由於領導者不能掌握好時機造成的。要學會把握時機，就要求領導者能夠細緻把握會議進程，掌握與會人員的心理變化，適時地抓住機會，對會議進行引導。
會議中，領導者還要注意把握說話的尺度和分寸。比如，主持會議的企業老總要批評部門主管的工作差錯或失誤，就要考慮尺度問題。如果是個別的、偶爾的差錯，批評的尺度過重，就會小題大做，既弄得本人不服氣，大家也不會滿意。如果是失誤較大，而批評尺度過輕，既達不到教育本人的目的，又給大家一種領導袒護並有私心的感覺。因此，要根據問題的性質、程度，選擇適宜的分寸去談論問題。要把握好分寸，一是注意詞意上的細微差別，尤其是同義詞、近義詞之間的細微差別；二是注意態度和語調的變化。
（4）實事求是，踏實務實
領導者召開會議要講話，要作報告，要向與會者傳達相關信息。這裡面既有個文風問題，也有個會風問題。從文風上講，領導者應當堅持實事求是的思想路線，敢於堅持真理，修正錯誤，不能養成說假話、套話、大話、空話的習慣。從會風上講，如果會議報喜不報憂，報功不報過，指遠不指近，責人不責己，就失去了開會的意義。同時這種會議也是令人反感的。因此，領導在講話時要保持實事求是、踏實務實的作風，才能使會議有意義，使與會者樂於參加，以發揮會議的積極作用。
（5）因會制宜，調動情緒
領導講話的目的在於吸引聽眾，調動與會者的積極性，使他們更好地接受上級思想和會議精神。因此，針對不同的會議，把與會者的情緒調動起來，刺激聽眾的興奮點和吸引其註意力，是領導者主持會議過程中充分發揮語言藝術的一個重要課題。會議的類型不同，要求也就不同。因此，作為領導就要因會制宜，有針對性，根據場合賦予語言不同的感情色彩。
在正式的會議上，語言應注意莊重、大方、用語規範；在歡慶會上，語言則應該熱烈喜慶；在工作說明會上，語言表述應清晰、準確、淺顯；在動員會上，語言就必須富有鼓動性，以領導者的情緒感染與會者，提高人們的決心與信心、幹勁和勇氣。會議上的語言，應該和不同的氣氛相協調、相配合、相一致。
（6）有頭有尾，善於總結
會議既然有開頭，也就應該有結尾。會議在行將結束之際，領導者應作簡明扼要的總結、歸納會議的討論成果，將相關信息、討論情況，以及達成的共識進行概括性的說明。同時，對會後的要求以及工作目標，要加以強調和部署。總結應力求客觀、符合實際。不要言過其實，隨意誇大。對會議的總結，在看到成績的同時，也要及時、客觀地指出存在的問題，提出今後需要努力的方面。會議的總結，往往能起到提醒、強化下屬意識的積極作用，所以領導者一定要加以重視。
以上就是領導者在會議上最應遵守的幾條準則，這些準則適用於各種會議，也具有一定的概括性。所以領導者應該用心去記住，但是最為重要的是，領導要明白：開會的目的是什麼。
很多領導不滿足於只將會議順利進行完，他們還希望能在會議中有超出預期的效果，也就是我們常說的出彩，然而，往往適得其反。我們知道，會議講話不同於演講，它的真諦在於傳達精神，展開討論，而演講演說的真諦則在於控制聽眾的情緒。因此，想要在會議上出彩，是一種不切合實際的想法。按部就班、踏踏實實讓會議順利地進行，就已經是很成功了。
會議是一個互通信息、協調關係的場所，領導者可以以它為媒介，向與會者部署工作、展示領導決策意圖。同時達到增強團隊凝聚力、鼓舞士氣、調動下屬積極性的目的。有的領導者認為，開會只是一種形式、一種程序，從來沒有真正認識到會議的價值所在。會議的形式和程序比較固定，因此領導的作用就顯得至關重要了。要充分發揮會議的功能以達到預期目的，領導者應注意做好以下幾點：
（1）充分準備
開會的目的是要研究工作、部署任務、交流思想，有著十分明確的針對性。因此，在召開會議之前，領導者應做好充分準備，尤其是會議的主題，應該經過長時間的推敲，一旦確定，不應隨便更改。只有做好充分準備，才能使會議的進程順暢。毛澤東同誌曾說過：“開會要事先通知，像出安民告示一樣，讓大家知道要討論什麼問題、解決什麼問題，並且早作準備。有些地方開幹部會，事前不准備好報告和決議草案，等開會的人到了才臨時湊合，好像'兵馬已到，糧草未備'，這是不好的。如果沒有準備，就不要急於開會。”
（2）解決問題
會議是製定工作目標、完成工作計劃的一種活動方式。因此，會議都有自己特定的議題，非常具有針對性。每個會議都應以解決問題為目標，不解決問題的會議就沒有召開價值可言。問題的解決並不像說起來那麼簡單，有些會議必須經過許多方面的共同努力才能成功解決問題。會議各方提出的意見可以通過集體討論，最終形成一個令各方都能接受的最佳方案。召開任何會議，都要始終按著會議既定的日程對議題進行討論。與會者圍繞議題，進行討論，最後達成協議，實現共同的目標，這才是完整的會議構成。所以，領導者應時刻牢記會議目標，積極尋找解決問題的手段，要抱著不達目的不罷休的精神來組織會議。
（3）重視效率
很多人一想到會議，馬上就會聯想起那些索然無味、冗長沉悶的場景。如何提高會議的效率，最大限度發揮會議的積極作用，是一個非常關鍵的問題。開任何一次會議都是以時間為代價，所以必須精打細算，充分利用會議的每一秒鐘。從經濟學的角度說，一切節約歸根到底都是時間的節約。所以，領導要時刻提醒自己：時間是寶貴的，與會者的注意力是有限的，因此，會議的效率要高。
作為領導，如能在會議中發揮巨大的指導作用，賦予會議以靈魂，那麼就能讓形式、套路死板的會議瞬間煥發生命力。
下面我們具體來看看領導者在兩種最為常見的會議形式中應如何使會義煥發生命力。
（1）政策性會議
政策性會議又被稱為產生思想觀念的會議，是指制定一個組織未來發展的方針、目標的會議。
主持這種會議，領導者應注意做到：
①領導者和與會者要建立平等的關係。這種會議上，一般與會者都是為了組織的前途來出謀劃策，因此在地位上沒有上、下級之間的關係，與會者是不分級別，一律平等的。只有這樣才能使大家開闊思路，制定出一個令人滿意的藍圖。領導者不應限制討論的問題範圍，要鼓勵和引導與會者充分地表達他們的想法。
②在對某個計劃的可行性進行討論時，論證範圍一定要廣，論證一定要充分。雖然這樣有可能導致與會者之間產生分歧，但只要會議主持者能善於發現新問題、新觀點，並促使與會者公開論戰、論證，以充分認清各方的觀點，這樣才能做出合理的決定。但是要注意，這種爭論是應該建立在不影響與會者之間感情基礎上的，所以，領導者還要注意對討論氣氛的把握和控制。
③會議的形式一定要開放。政策性會議，最主要的是集思廣益，因此要鼓勵所有人都發表自己的意見。領導者一定不要簡單地作出肯定和否定的意見，從而封閉了與會者的思想，而應該盡量讓大家發揮自己的創新能力。
④應注意促進各方取長補短、團結協作。產生政策的會議，雖然不一定在會議上當場確定，但依然有明確的目標。領導者在會議開始時，應當強調會議要想達到目的要靠與會者的共同力量，讓他們形成一個共同的願望，這樣可以避免一些不必要的相互爭執。
⑤會議即將結束時，主持會議的領導者還應系統歸納與會者的意見，強調會議的成功並對大家的努力予以肯定。這樣可以增強與會者的歸屬感和自豪感，一旦以後決定實施這些意見時，會對具體的執行工作有很大的幫助。
（2）執行性協調會議
執行性協調會議，又稱為解決問題的會議，和政策性研究會議相比，是性質不同的兩種會議。因此，在主持會議的原則上有著一些不同之處。
主持會議者應當遵循的原則是：
①要對會議進程嚴格控制。因為執行性會議有著必須達到的明確目的，所以領導者就只能允許與會者圍繞與目的直接有關的事項來討論，防止討論過於分散，會議“跑題”。
②要保持言簡意明的會議風格。為提高會議的效率，領導者要使與會者在發言中做到言簡意賅，並首先做出表率，盡量造成會議的緊迫感，使與會者的精神處於高度興奮狀態，就能有效地使與會者註意力集中，容易取得良好的會議效果。
③領導者應只考慮那些可執行的實際解決方案。既然會議是為了解決某一問題而召開的，那麼在與會者的意見中，不要去管那些沒有可行性的意見。即使是具有創意的意見你也不要去分心，因為你的目的是找到答案。
一個成功的會議，其生命力其實不在活躍了多少時間，開闊了多少思路，它就是要平平淡淡的順利進行下去，讓與會者簡簡單單的就能明白，最後才能得到你想要的結果。
傳達上級文件，是領導者處理日常公務的一部分，每個領導對它都不陌生，甚至有很多領導者認為，傳達文件只是照本宣科，和口才沒有關係。但是，要使下屬領會文件的精神，又不覺枯燥無味、引人入勝就是一門學問了。
首先，傳達文件是領導者日常的一項基本工作，目的是要把書面語言轉化為口頭語言。但是這種語言形式的轉化絕不應是照搬照抄。不論是一字不落地傳達原文，還是摘要大意，解釋性地傳達文件精神，都要遵循一個最基本的原則：傳達必須忠實於文件本身。因為文件體現著上級的思想意圖、工作方針和有關政策。傳達效果的好壞直接關係到上級精神能否得到正確的貫徹落實。
其次，傳達上級文件是件非常嚴肅的工作，領導者的態度必須端正，這樣才能使下屬認真對待。傳達人必須在傳達前認真地閱讀文件，不僅要準確地理解文件精神，還應找出文件中的重點內容。傳達者還要熟悉文件的結構及風格，這樣才不會在朗讀時顯得生硬拗口。決不要在自己對文件精神還似懂非懂的情況下，就對下屬傳達，否則很可能會歪曲文件精神，使聽眾理解錯誤。
第三，傳達文件的過程中要求領導迅速抓住下屬的注意力。這不僅要靠領導的威信和上級文件本身的重要性，還需要領導者掌握傳達文件語言所需的表達技巧，以高超的領導語言讓下屬牢記文件精神。
傳達文件的語言要求比較簡單，但還是需要引起注意：
（1）辨明語義
文件的傳達者一定要認真負責，仔細閱讀文件，弄懂文件的意思。由於文件是書面語言，但傳達時卻是口語。文件中也許會有同音不同義的情況，變成口語讀給下屬聽時也許會產生歧義。這就要求傳達人要在明白意思的基礎上適當加以解釋，以便於聽眾理解。事先不正確理解文件語義，很容易造成讀文件時語氣停頓不當，影響傳達效果。比如文件中一句表達了一個完整意思的話，但傳達人因不理解語義把一句話拆成兩半去讀，結果既可能歪曲文件原意，又容易破壞傳達文件內容時的嚴肅氣氛。
（2）準確翔實
要做到這一點，最簡單可靠的辦法就是把文件一字一句地傳達給聽眾。而不應該把個人對文件精神的理解摻進傳達過程，使下屬誤以為都是文件上面的精神。如果確實有必要向聽眾表達個人對文件精神的理解和體會，最好是在傳達完文件後講出。如果非要邊傳達邊評論，一定要有聲明。在摘要性或解釋性的文件傳達過程中，一定要保證語言的準確性。準確地傳達文件精神，要求傳達人必須全面透徹地理解文件，熟悉掌握文件的精神和內容，在傳達文件時，不能隨意修改和刪減文件內容，不能篡改和臆造文件的精神，不要曲解文件的詞句。傳達時，報告人可以適當地解釋文件內容中涉及的概念、層次、要點，但不要作進一步評價，不要進行牽強附會的解釋，不要不懂裝懂。這樣才能使文件傳達不失真、不走樣。另外，還要注意對文件的解釋不能太多。解釋過多，容易妨礙聽眾對文件本身的理解。在盡可能把握原文件內容的情況下，將文件清楚明白地傳達給下屬，這是對於傳達文件最基本的語言要求。
（3）語氣恰當
傳達文件雖然不是朗讀詩歌，但也決不能過於平淡呆板，而是要通過流利生動的口語表達，增強文件的傳達效果。領導在傳達文件時，既要保證吐字清晰準確，又要使用恰當的語調、語速。對應當重點強調的內容，以及可以一帶而過的部分做到心中有數，這樣才能在傳達時掌握好輕重緩急，巧妙地運用語調的抑揚頓挫、語速的快慢變化來突出重點，使文件精神在聽眾的頭腦中留下深刻的印象，以幫助聽眾更快、更好地理解文件精神。使人感到文件中的精神不是被念出來的，而是被“講”出來的。
（4）注意細節
在傳達文件之前，傳達者一定要能順暢地朗讀文件，不要有任何文字障礙。對於文件中出現的生僻字詞不能主觀臆斷，要好好地去查字典，以免傳達文件時鬧出笑話，甚至耽誤正事。
為了增強表達效果，不光要靠仔細的準備工作來保證傳達的準確，還應當利用豐富的表達手段來增強傳達效果。傳達者如果能夠通過自己的語氣、語調以及自然流露的表情，再加上協調的動作，肯定會使下屬更好地領會文件的精神。
傳達文件作為領導的最基本工作，很容易被忽視。但許多事實告訴我們，人最容易在熟悉的領域內犯下錯誤。領導的講話藝術也是一樣，只有重視對每一個細節的把握，才能做到萬無一失。
作為領導，工作中經常會在事先沒有任何思想準備的情況下，臨時出席某個會議，並作即席講話或演講，這對領導的才能和綜合素質是一個很大的考驗，必須予以重視。
精彩的即席講話要具備以下幾點。
（1）緊扣主題
領導要根據自己參加會議的內容、場合及自己的身份，選擇確立自己發言的題目。題目確立後，圍繞主題進行構思。發言時緊緊圍繞主題進行發言，離題太遠不但會降低講話效果，還會引起聽眾的反感，降低自己的威信。
（2）有所創見
即席發言要有見地、別具風格。發言內容要力求創新，論理要深入淺出，啟迪聽眾心靈。尤其是多人發言，切忌重複別人已講過的話，如果沒有更新的話題就不要重複論述。
（3）思路清晰
要使即席發言圍繞主題的主旋律分層次展開，即要圍繞主題確定從幾個方面剖析，要講幾個問題，每個問題要說明幾件什麼事等。這裡介紹一種簡便易行的快速構思法——定格填意構思法。
此法共分八格(每格簡化為一個字表示)：
客：在講話中說客套話、禮貌語、謙遜語和祝賀語部分。
背：在講話中需要交代背景，或者描述空間環境的部分。
評：在講話中對事物進行評價、褒貶、或者對情況進行介紹和闡明的部分。
理：在講話中需要說理、駁理和推理的部分。
感：在講話中談認識、感想和心得體會的部分。
績：在講話中談成績、失誤和講述事蹟的部分。
法：在講話中宣傳政策、法規，以及提出措施和交代方法的部分。
表：在講話中提出希望、要求和建議，以及表明態度的部分。
所謂“填意”，即指構思過程中，在定好“格”後，再選用精練簡要詞語，填出表意要點(不是寫在紙上，而是裝在腦子裡)。
現舉例說明“定格構思法”的應用：
假如你臨時參加公司年終表彰大會，你是以領導身份參加的，當然要在會議結束前作即席講話，這時你只要稍加醞釀，就會不費力地為講話內容在八“格”中選定三“格”。如下：
開頭：客
主體：評
結尾：表
然後在“格”內填上意詞，即：
開頭（客）——
a、參加大會很高興(客套話)；
b、向受獎者祝賀(祝賀語)；
主體（評）——
會開得很成功：
a、樹立商品經濟意識；
b、敢於同先進企業競爭；
c、經濟效益創歷史最高水平；
結尾(表)——
a、再接再厲；
b、用好用足政策（希望）；
有了上述定“格”提綱的腹稿，你就可以胸有成竹地在會上臨場發揮了。
（4）言簡意賅
即席講話要言簡意賅。對渲染主題有用的話就說，與主題無關緊要的話就堅決刪掉，切忌畫蛇添足。
（5）表達準確
即席發言表達得一定要準確。如果表達不准確，或者說錯了話，就會引起與會者哄堂大笑。所以即席發言講的觀點要準確，講的要求要有政策和法律依據，不能不負責任地信口開河。這樣就要求即席講話前要在自己腦子裡反复醞釀一下，哪些該講，哪些不該講。不能把自己平時的領悟所得作為不扣主題的所謂“真諦”，在不適當的場合上講出來。
（6）分清對象
即席發言要根據聽眾的身份確定發言的語言表達方式。如果對像是工人或農民，語言表達方式要樸實；如果對像是青年，語言表達方式要熱情豪放；如果對像是知識分子，語言表達要流暢入理；如果是乾部，語言表達要準確認真。針對不同對象採取不同的表達方式，即席發言會收到較好效果。
（7）心緒平靜
領導當面對數千計的聽眾或面臨高層次的上司時，未免有些緊張。如果精神緊張，即席發言思路就會被打亂，講起話來就會語無倫次。為此，領導要穩定自己的情緒，樹立即席發言駕馭聽眾的信心。當出現口誤引起會場騷動時，也不要緊張，要採取訂正或補充說明，緩和會場氣氛，消除即席發言的尷尬局面。
即席發言要取得較好的效果是一種較難的事。這是因為即席發言不容深思熟慮、字斟句酌，需要領導具有敏捷的思維、豐富的經驗、淵博的知識、較強的記憶力、嚴密的邏輯、高超的臨場發揮才能等。為此，領導應著力培養以下幾個方面的素質：
第一，領導應具備一定的知識廣度與思想深度。知識廣度是指對所學或所從事的專業，理解得越全面越好，對專業以外的知識，也應盡其所能地了解。當然，讀書要有目的，分層次。哪些屬於應精讀為做學問用的，哪些屬於消遣的，哪些屬於觸類旁通的等，應心中有數。只有博學廣大，才能在短暫的準備時間內從腦海中找到生動的例證和恰當的詞彙，使你的即興演講增添魅力。思想深度是指一個人對事物縱向的分析認識的能力，能夠辯證地看待事物，對問題作出較深透的分析。一個題目放在你的面前，你能夠宏觀地把握住它，通過表層迅速深入到事物上去認識，形成一條有深度的主線，圍繞它豐富資料，連貫成文，從而避除事例繁雜、游離主題的問題。
第二，領導應具備較強的綜合材料的能力。有了知識的廣度和思想深度，能不能把材料綜合好，發揮出來，也是對領導的一個重要考驗。即興演講要求領導在一個很短的時間裡把符合主題的材料組合和凝練在一起，沒有很強的綜合能力是根本辦不到的。
第三，領導應具備較高的演講技巧和較強的應變能力。演講技巧主要包括演講詞的結構和現場表達技巧兩個方面。對於即興演講來說，由於沒有事先精心製作的演講詞，所以在演講時，臨場發揮就顯得特別重要。領導構思初具輪廓後，應注意現場和聽眾，攝取那些與演講主題有關的人或景物，因地設喻，即景生情。掌握這種較高的技巧既能使你的演講生動形象，又易於與聽眾溝通感情。
第四，領導還應具備較強的應變能力。由於演講前無充分的準備，臨場時就容易出現意外，如怯場、忘詞等現象。遇到這種情況，要沉著冷靜，巧妙應變，才能扭轉被動局面，化劣勢為優勢。
插話，通常是指領導者在會議進行中，打斷發言者正在講述的內容，或是藉題發揮，或是補充、強調，或是反對的一種講話藝術。一句或一段精彩恰當的插話，不僅能活躍會場氣氛，引起人們聽講的注意力，還能起到畫龍點睛，昇華主題的作用。如果是突兀生硬、無關痛癢、不合時宜的插話，則會成畫蛇添足之筆。同是插話，由於使用的方式不同，時機的把握各異，效果大相徑庭，足以使人玩味和思考。
插話不同於一般的交談或演講，它是利用當時的語境，針對說話者表達的內容，在其表達過程中，插入適當的詞句，表示贊同、附和或反對，起補充、調節作用，以達到把握調劑會議氛圍、推進會議進程的目的。它集中體現了插話者的個體綜合素質，是領導者經常運用和必須掌握的技巧之一。
由於插話是人們在他人的談話表達過程中，有針對性地、不失時機地運用語言進行的一種交際形式，事先難以預料和把握，更談不上經過認真和周密的準備。那麼，插話是不是毫無規律、隨機即興而發呢？答案是否定的。任何事物都有自己運行和發展的規律，插話也不例外。它除了日常加強領導者自身思想文化素質的修養外，在具體運行中，還是有一些基本原則和方法可循的。
（1）“插”對時機
靶要打得好，槍要瞄得準，話要插得好，就必須選好“插縫”。如果沒有“插縫”硬往裡插，那就會給人一種生硬之感，不會帶來好的效果。可是，在開會的時候，有些領導者不大注意選擇插話的時機，只要覺得自己有話可說就憋不住，不分先後地往外倒。這樣插話的結果，對發言者並沒有起到很好的配合作用，反而造成了某種程度的“衝擊”，起不到應有的插話效果。這樣做，至少產生兩方面的負效應：一是作為主講的領導者可能會想，“是不是我講得不好，既然這樣，乾脆你講得了”。二是作為聽眾也可能產生逆反心理：“你老是打斷別人的發言，我們到底聽誰的呢？”所以，領導者在插話時，一定要注意選擇好時機，只有認為是應該“補充幾句”才足以說明問題的時候才去插上幾句。
（2）“插”對話題
一句好的插話能將會議推向高潮；一句不好的插話能把會議方向引偏。為了譁眾取寵而故弄玄虛的新鮮離奇的插話，會大大降低插話者本人的威信。插話一般都是對講話的補充或強調，因此，它應與會議主題有密切的關係，有一定的分量。如果是可插可不插那就最好別插。因為人家講得好好的，大家聽得挺有意思。你插一竿子，又講不到點子上，那就會引起聽眾的反感。所以插話還要考慮好話題，所要補充的話必須是會議精神的重要組成部分，或是主講人沒有講夠、講透、講深、講細的內容，只有在這種前提下“插幾句”才能奏效。
（3）有質有量
冰凍三尺，非一日之寒。插話語言的修養非一朝一夕之功，是領導者綜合素質和各方經驗的集中體現。而要豐富插話語言，應注重加強語言積累，著重進行自然、靈活、準確、簡明的語言訓練。插話的語言要順其自然，切合時境，不要刻意雕琢，要達到呼之欲出的境界。靈活語言的使用要服務主題，不拘一格，靈活多樣，它是插話者敏銳、機智、善變等素質的集中體現。準確，可供插話者的時間很短暫，要求語言使用一語中的，點到為止，不要言不及義，無的放矢。簡明，語言乾脆利索，簡明扼要，如同黑夜中的流星，照亮長空，稍縱即逝。因此，作為插話者必須努力做到“短些，短些，再短些”。
本來，插話應以短見長，幽默而富有感染力。抓住重點，三言兩語，講完即收。劉禹錫曾說：“山不在高，有仙則名；水不在深，有龍則靈。”衡量領導者插話有沒有水平，是否精彩，並不在話的數量，而在於話的質量。可是有些領導者總把握不住這一點，他們尊口一開就合不住，總愛把話頭扯得老遠，這樣不僅會“淹沒”會議主題，而且還會喧賓奪主，讓主講者處於難堪的境地。應當明白，插話不同於講話，只有插得精彩幹練，才會收到應有的效果。
（4）不要插話成癖
有些領導者為了顯示自己的存在，插話成癖。逢會便插，一會一插，對張三剛打完“岔”，又和李四“抬槓子”。我們提倡主席台上就座的領導者，不妨在會議中多充當“啞巴”角色。即使到了非插話不可的地步，也要切記不要插話超過三次。否則，即使會議主持者再會插話，也難免壓抑講話者的情緒。
如此，作為一個主持會議領導，多聽人說，免開尊口，何樂而不為呢？
作為領導，無論出席什麼會議，參加什麼活動，都有隨時講話的可能。因此，及時了解和掌握會議和活動的主題，議程安排，參加人員；認真聽取其他領導的講話或發言，明確他們的思想和觀點，並作認真思考，就會心中有數，不至於心慌意亂，臨時抱佛腳。
有了思想準備，只是即席講話的基礎。一旦真的請你講話，你還必須迅速找一個話題。選擇話題很重要，恰當的話題是即席講話成功的一半。選擇合適的話題，一般要遵循以下原則：
（1）與會議主題有密切關係
任何會議和活動都有自己的問題即主題。所以任何講話、發言和討論都應緊扣這個主題，否則就會跑題，干擾會議方向。比如在企業技術改造會議上，你大講特講企業管理、企業文化，不免有點離題。聽眾也會覺得你思維有問題。如果你能緊扣企業技術改造，選擇一個好的角度切入，發表獨特、精闢的見解，定會得到聽眾稱讚。
（2）自己熟悉
圍繞自己熟悉和體會比較深的話題講話，能夠有效地消除緊張情緒，打開思路，激發講話慾望，應付自如；能夠準確表達你的思想和觀點，容易談出深度、談出新意。只有這樣才能吸引聽眾、打動聽眾。千萬不能單純為了求新、求奇，選擇那些自己還沒搞懂的話題，更不能冒充內行，亂說一通。尤其在一些重要場合，引出一個自己不熟悉的話題後，會難以收場，置自己於非常被動、尷尬的境地，影響自身形象。
（3）能吸引和打動聽眾
講話是讓人聽的，你講得效果如何，水平高低，關鍵是看聽眾的反應。聽眾的反應是衡量講話是否成功的標準。因此，選擇話題首先要考慮聽眾是否關心，是否願意聽。如果聽眾對此不感興趣，儘管你津津樂道、口乾舌燥，也沒人聽，白白浪費唇舌。即席講話要盡量選那些與聽眾關係密切、聽眾熟悉、有一定新意、能給人以啟發的內容作為話題。吸引人的話題，也並非奇聞逸事或深奧的哲理。
（4）有獨到之處
這一點很重要，衡量講得好不好，有沒有水平，關鍵是看有沒有獨到之處。如果老生常談，把眾所周知的事情、放之四海而皆準的道理，喋喋不休地講個沒完，就沒有多少意思，聽眾也會感到厭煩。因此，要在仔細觀察現場、體會氣氛、知己知彼的基礎上確定一個好的話題。切忌把別人說過的話題拿來再說，力戒雷同，追求新意。做到這一點，關鍵是轉換角度，提高層次，另闢蹊徑。要從思想上站在圈外，縱觀全局，仔細觀察，再作決定。若先說，就要出奇制勝，先聲奪人；若後講，也要後發製人，道別人之未道，方顯獨到，高人一籌。至於先說還是後說，要根據現場而定。總之，要選擇一個適當角度、最佳時機來展示自己。
（5）符合語言環境
語言環境是指講話時的現實環境，即時間、地點、人物和背景。講話要看對象、看場合。俗話說：“到什麼山唱什麼歌。”話題要根據聽眾的職業特點、文化程度、思想水準、性別年齡、處境心情而確定。如對工人和對農民要有區別，對領導幹部和對一般下屬要有區別，對人民和對敵人要有區別；在城市和在農村要有區別，在工廠和在學校要有區別；喜慶場合與嚴肅場合要有區別等。例如，1946年7月11日夜，民盟中央委員李公樸先生被國民黨反動派暗殺了。 7月15日上午，聞一多先生主持了李公樸先生追悼大會。李先生的夫人張曼筠首先講述了李公樸先生遇難經過，控訴了國民黨反動派的卑劣罪行，一千多聽眾憤然淚下。這時，一小撮混進會場的特務分子，卻有說有笑，甚至無理取鬧，極為猖狂。聞一多先生本來沒有準備講話，但見此情景，無法抑制心頭憤怒，於是拍案而起，痛斥特務的無恥和反動派的罪行。他當時選擇了這樣一個話題：“這幾天，大家曉得，在昆明出現了歷史上最卑劣最無恥的事情！李先生究竟犯了什麼罪，竟遭此毒手？他只不過用筆寫寫文章，用嘴說說話，而他所寫的，所說的，都無非是一個沒有失掉良心的中國人的話！大家都有一支筆，有一張嘴，有什麼理由拿出來講啊！有事實拿出來說啊！為什麼要打要殺，而且又不敢光明正大地來殺，而偷偷摸摸地來殺！這成什麼話！”聞一多先生在憤怒至極的情況下，選擇了這個話題，深刻揭露了特務們的無恥嘴臉和反動派的罪行，非常符合當時的語言環境。
很多時候，儘管我們事先對會議進行了認真的準備，但在會議進行中往往還會出現一些意想不到的不利情況。對這些不利情況，作為領導一定要沉著冷靜，靠自己的應變能力恰當地加以處理。
（1）突然出現冷場
冷場，是會議活動中一種常見而又使會議主持者頗感難辦的問題。冷場的原因很多，我們應針對不同的原因，採取不同的措施。
①與會者無思想準備，一時難以發言。特別是事先沒有打招呼，臨時召開的會議容易出現冷場，這時會議主持者可以鼓勵大家先談不成熟意見，在討論中再補充完善，也可以讓大家先作短暫的準備，然後發言。
②與會者對所討論的議題不理解、不明白而感到無從開口，會議主持者應詳細、明確地交代議題，對與會者進行耐心啟發。
③會議議題直接涉及與會者多數人的利益，因有顧慮而造成的冷場，會議主持者應先啟發與其利益關係不太大的，或者是大家公認比較正直、公道的人發言，然後再逐步深入。只要有人開了頭，冷場就會變得熱烈。
④會議議題有一定的難度和復雜性，一時不易提出明確意見而出現冷場，這時會議主持者可以由淺入深，啟發大家開動腦筋，逐步接觸問題的實質，也可以選擇分析能力強、比較敏銳的同志率先發言，打開突破口再引導大家討論發言。
（2）重點人沉默
會議中往往出現意想不到的沉默。當一部分人在會議上沉默時，主持者應當思索沉默的原因，有針對性地採取對策。會議中的沉默通常有以下幾種情況：
①顧慮、害羞的沉默。有的人有較好的意見和看法，但因為某種顧慮而沉默不語。對於這種情況，主持人應想辦法打消這些同志的顧慮，支持他們發言。有的人怕講不好，被人譏笑，既想講不又敢講，會議主持人要尋找機會鼓勵他發言，表示出對他的發言很感興趣，促使他大膽發言；
②持少數意見者的沉默。當會上多數人同意某種意見，出現了一邊倒的情況，持少數意見的人知道自己的意見已經孤立，也就不講了。在這種情況下，主持者不應急於表態同意多數人的意見，應當耐心地、熱情地鼓勵有異議的人講出自己的見解，以便比較；
③無所謂的沉默。當會議議題與部分人關係不大時，有人會認為議題與己無關，抱無所謂的態度而不願開動腦筋。會議主持者應採取恰當的方法把他們引導到會議議題上來，促使其思考問題；