第20章 頂級管理者的時間管理

如果你去問一些普通的管理者，在他們的頭腦裡組織良好的一天應該是什麼樣子，大多數的人可能會回答說：“我想應該把時間控制得比現在緊得多，9：00的時候，我隨隨便便；10：00的時候，仍然沒能理清頭緒”或者說：“我想應該關上門潛心工作，那樣的話很多事情都已經完成了。” 多數人心目中組織好，效率高的一天是通過嚴緊的控制實現的，他們還認為CEO肯定也是這樣做的。但是令我最驚訝就是，CEO組織工作的首要前提竟然是時間安排高度靈活。他們所注重的不是去控制自己的時間，而是越過一天中無窮的變化因素專心去控制那些應該完成的事情。 你一天當中究竟存不存在一個可以稱之為高效時段的最佳時間呢？答案當然是肯定的。大多數人早上最為清醒，也有些人下午的狀態最好。討論這一點的目的是把那些最具挑戰性的工作分配到你最能勝任的時間裡去完成。

有些人仍然信奉18世紀的思想家馬修·亨利（Matthew Henry）的話：“成大事者必起大早。” 迪士尼的老總羅伯特·愛格爾（Robert A.Iger），每天4：45起床，到健身房鍛煉，6：00進入辦公室閱讀各種資料，直到7：00舉行一天當中的第一次會議。 “我想人們都會有自己的生理節奏，”他說，“不過對我來說，早晨是巔峰時刻，那時候比較心平氣和一點。” 紐約市雅詩蘭黛集團公司董事會副主席珍妮特·瓦格納（Jeanette Wagner）喜歡把一些例行公事如：簽署信函、開支票等安排在一天快要結束，自己感到疲倦的時候處理。瓦格納說：“另一個方面，如果我真要解決什麼重要問題，無論是複雜的人事問題也好，還是像考慮如何開好中層管理人員會議一類的需要動腦筋的事，我會選擇週末的專門的個人時間或大清早的安靜時間來處理。有時候深夜3：00可能會是一個非常有創造力的時間。”“我不要睡太久，”瓦格納接著說，“我經常會在半夜醒過來，拿出便箋薄把自己認為重要的想法記下來……有時候，我甚至能夠解決之前很難解決的某個問題或草擬出一份之前很難想出的完整的項目策劃書的提綱。”

清早5：00起床可能令許多人不敢想像。但是如果你正常情況下6：30起床，你可以逐漸提前半個小時，然後再提前一個小時，很多人通過這種方法發現，砍掉一些睡眠時間也沒那麼可怕，而由此而獲得的益處，如完成更多工作，全天的工作節奏可以因而舒緩等，卻是巨大而又持久的。 另外一個在辦公室之外的安靜時間是上下班的路途，許多管理者之所以能夠向路途時間要效率，是因為他們有專門的司機接送他們上下班，一般人也可以動用下面兩種辦法達到這種效果。 1.利用公共交通工具。瑪麗·巴恩比曾經說：“我早上的工作效率很好，我上地鐵的時候總會帶上一摞文件去處理，我在路上要花1小時20分鐘，的確是一個非常好的機會。” 每當我清早離開曼哈頓去機場的時候，我就想到最最浪費時間的事莫過於坐在堵塞在另一側通往曼哈頓去長島的高速路（被當地人士戲稱為“全世界最長的停車場”）上一動不動的車子裡無聊等待。我問自己，為什麼他們寧願在那裡不停地鳴喇叭，忍受這種煩惱和時間上的極大浪費，也不願意乘坐地鐵並好好地利用路途中的大把時間呢？我真是想不通。

實際上很多上班族除了私家車之外，還有地鐵和公交車兩種選擇。試想一下，你不坐私家車所犧牲的自由和舒適與乘坐地鐵利用路途上安靜不受打擾時間所獲得的效率相比，哪一樣要划算呢？ 2.利用合理用車節省下來的時間。許多同一地區的上班族如果能夠聚到一處，他們可能也會採用華盛頓特區現在很流行的“接壘”做法。在那裡，互不認識的上班族在事先規定的停靠點上搭乘別人的私家車經由多乘客車輛專用的快車道迅速進入市區。最最關鍵的是，“接壘”的車裡必須保持安靜，沒有音樂，無人閒聊，沒有手機打擾，你大可在裡面工作、思考、閱讀、或休息。 這些妙計包括： 1、隱退。如果你有隨意來去的自由，如果你不在辦公桌邊，經理也不會問到“蓋瑞去哪了啊？”，你就可以隱退到一個空會議室裡，或起身繞著辦公區隔間散一散步，或者帶一些讀物去咖啡廳。

通用食品一位部門經理每天總會悄悄溜進隔壁一個鑲嵌毛玻璃的空辦公室，這樣他就可以不受干擾地想一想問題。 紐約的一位律師每天上班問候各位同仁之後，就會轉身坐另一部電梯下樓到星巴克咖啡凝神思索一個小時。 2、與上司磋商為自己爭取一段安靜的時間。如果單純的隱退行不通的話，你可以與上司商量為自己爭取一段安靜的時間。從你上司的角度，這樣做的好處是可以讓你集中全力處理一些他或她自己也認為重要的事。 硬性規定的集體休息時間通常不會有什麼用處，太多意想不到的事情，會使整個工作團隊完全脫離自己的使命。 3、使用寫字板。關著門，人們仍然可以找你。許多公司都奉行一條門戶開放政策，人們對著關閉的門皺眉頭。但是對Niekelodeon，一家最前衛的兒童電視台的一位管理者來說，開與關都可以讓別人來找他，他在自己的門上安裝了一塊寫字板和寫字筆。當他的門關上的時候，想見他的人只需在寫字板寫下提示信息。這套辦法之所以起作用就在於只要他一出現在寫字板前，他就會立即按圖索驥去找那些人，這樣大家就都知道無需直接闖入他的辦公室，同樣也能找到他。

不過話又說回來，去找那些留下信息給你的人的時候，也要保持極端的審慎，這也是惟一一個使自己的“逃避時間”對自己和同事都能夠有好處的辦法。小竅門：萬一你同事關閉的門上沒有寫字板怎麼辦呢？可以在門把手上方放一個黃色的報事貼，這樣來訪者可以用它來方便地寫下留言然後貼在門上。 4、設立無干擾時段。如果你是群體中的領導者，你可以要求同事給你一個不受打擾的時間，我早期所寫的書《有條有理的管理者》中提到的一位律師，這樣告訴他事務所的同仁： 5、錯開高峰時間。在午餐時間開始前一個小時離開辦公室，如果你到得比較早，如11：30，許多餐廳都會允許你提前坐在裡面或乾點什麼工作。 幾乎所有人都被眼下電光石火般的通信速度壓得喘不過氣來，一位金融業的客戶關係經理曾經告訴我說：“最讓人受不了的事是，每當我準備處理手頭上一大堆事情的時候，就會有客戶的諮詢電話打過來，同時，電子郵件也來了，讓我真是分身乏術。最後到了快下班的時候，我桌子上的東西還沒處理完，仍在不斷堆積。就這樣，非常棒的計劃、最良好的意願全都一下子灰飛煙滅。”

但是如果你把互動的事當做現實來接受，不再指望它會完全離開你，你反而可能掌握它、馴服它、找到辦法來順應這一現實，並在其中保持良好的工作態度。下面是2個在不平靜的工作日中建立秩序、提高效率的好計劃。 你是怎麼組織不斷變化的時間安排？對我們大多數人來說，組織似乎就是控制，但是對於許多頂級管理者來說，組織時間卻不再意味著在自己的優先時間之外，指定明確的時間去完成特定的工作任務，而是意味著無限制的彈性時間安排，幾乎沒有什麼固定的框框。 在彈性的時間安排中，只需確認一天起碼要達到的一些要求是否達到就可以了。 一般有3種類型的基本工作點必須查對，即基於功能的工作要求、基於內容的工作要求以及兩者兼有的綜合性要求。比如：

1、基於功能的工作要求： ·優先事項的時間是否得到保證 ·打電話與回電話 ·用TRAF法處理文件、電子郵件與語音郵件 ·繼續關注已進行的工作 ·用在非優先事項的兩個小時（可以零散分佈在全天） ·每天安排對每一個直接報告人的簡短的接見 ·每天安排與上司的摸底性謁見 2、基於內容的工作要求。內容方面的基本要求一般有以下幾種情況： ·與老客戶的聯絡 ·發展新客戶 ·數據處理 ·授權與員工培養 ·撰寫備忘錄、信件、報表、營銷策劃案、戰略計劃等 其他任何正當的事項都可以算做綜合性的基本核查點，不要隨便放過。注意不要使自己的負荷過重，反應要快，有了這些核查要點作為支架，下面你就可以學習頂級管理者一種獨特的工作藝術要求，這種工作藝術是他們之所以能夠靈活地安排自己的工作時間的根本原因。

所有的頂級管理者都深知，在自己的個人時間需求與製度化、程式化的集體辦公模式之間無休無止的討價還價，是一個無法迴避的現實，這也是頂級管理者之所以能成為頂級管理者的真正重要的時間管理藝術。其中的主要挑戰是你要有隨時調整你專注某一具體工作的習慣，使之可以適應更小塊的工作時間單元。 要把充滿討價還價的工作日看做是由大量10來分鐘的小時間單元拼嵌而成的。我把這些小單元叫做“毛毛雨”，叫做“馬賽克”時間塊、“幾個字節的時間”等，使你的頭腦中留有利用這種10來分鐘零碎時間的形象記憶。 你可以利用下面的虛擬情景比較一下有和沒有“毛毛雨”概念會給自己的工作帶來多麼大的差異。 你聽見馬文正沿著走廊走過來，你知道大約3分鐘以後，他就會從門口探進頭來說：“嗨，有時間嗎？”可是，你那時候正在把最後的各種數字填到預算報告上，你已經乾了10分鐘，估計還有20分鐘就可以完成，在這種情況下，你對馬文的不期而至的兩種反應是：

如果你的目標是現在就把任務完成，那麼就是：“啊呀又來了，什麼都做不了，真是亂了套了！” 如果你懷著“毛毛雨”的思想，那麼就是：“哦，沒事，我已經做完了1/3。馬文走後，我可以趕在下午3點的會議之前再趕出1/3。開完會後找機會溜到一邊再完成剩下的1/3。” 關鍵是你要靈活機敏地考慮你的時間安排。這樣做有兩大好處：第一，因為你欣然對待這種不速之客，立即投身其中，受害者的憤怒情緒會大大減少，被這種不滿情緒“堵塞”的能量因此能釋放出來；第二，如果你一邊像被磁鐵吸引一樣一再回頭檢查自己的每日要點清單，一邊不斷地尋找各種可能的機會來完成這些基本任務，久而久之，你會養成一個非常好的利用時間的習慣，工作效率也會大大提高，據我所知，這是為許多資深管理者和CEO所運用的成功法寶。

我也不知道這種圍繞一根固定旗桿（查對要點清單）靈活的時間管理策略為什麼這麼有用，但是事實上的確收效非凡。因為就我所知，那些努力爬到組織頂層的管理者無一不是遵循這一套路。下面是我首次接觸這種策略的經歷。 國際度假諮詢有限公司董事會主席（Resort Quest International，Inc.）約瑟夫·維特利亞（Joseph Vittoria），當我訪問他的時候，那一天他在黃色的便條上已經記下了5個他要打的電話。但是當他打完一個電話之後，就有人探進頭詢問某事，或叫他去和誰商量一件事。對於這種情況，我們的維特利亞都是來者不拒，笑臉相迎，等他們一走，他就接著打第2個電話，打完第2個電話後又去拜訪同一樓層的一個人。總而言之，看起來就像是一團旋風在地上到處轉。但是每當他從突然襲擊的意外交際中脫身出來，他就又馬上回到自己的辦公桌邊，接著打其餘的電話。就這樣，幾個小時過去之後，他原先計劃要打完的電話終於實實在在地打完了，“線索”雖然一直未斷，但卻是見縫插針完成的。 維特利亞先生的一天是固定時間與不固定時間的混合體，這是大多數資深生意人對待時間的觀念。 為了幫助你掌握靈活安排工作日程的方法，下面將為你提供5條時間管理技術。但是讓我們從博思諮詢公司的前合夥人，獨立諮詢師桑德拉·克萊什（Sandra Kresch），一位工作方法極其得當的諮詢師的故事開始，這故事描述了她自己典型的一天，其中充滿了職業與個人的特色。 我今天有一系列的事要去做，要帶貓咪去看獸醫，我自己也想去看醫生；辦公室的工作也排得滿滿的；另外我還要為一家我擔任會長的非營利組織物色一名新的執行董事；最後還要幫一群朋友的忙。 在考慮如何處理好如此眾多的事情的時候，我認為最重要的是製訂出一份全天的日程安排。貓咪惟一可以去看獸醫的時間是早上7點。於是我早早把它送了去，並且想好下午怎麼順道帶它回家。 此後，我就必須呆在家相當長的時間。有兩個生意人，一個在倫敦，一個在另外一個地方，需要我去聯繫，所以清早我還得先給他們的辦公室打電話通知一下，讓他們能夠在我離家外出之前給我來個電話。 我在辦公室的工作日程，總是安排得非常緊湊，有力地集中在本星期必須完成的3件大事上，絕不枝節旁蔓。 從這位繁忙的專業人士對自己一天生活的敘述中，我們可以提煉出5種她用以保持對時間的某種控制的方法，我把這5種方法推薦給各位讀者。 1、使用一張寫有本週必須完成的三四項主要待辦事項清單。要記住它，每天念叨幾次。還可以把這張單子貼到工作日程計劃本上，或把它錄入電子日程中，方便自己反複查看。這種方法能夠幫助你集中全力實現每週的工作目標。 2、標註工作日中的固定點，即每天的工作框架。拿前面的故事來說，貓必須早一點送到獸醫那裡去，因為這樣可以在當天就把它接回家，打往倫敦的電話最好在中午之前完成，否則恐怕會與意想之外的會議和其他工作任務相衝突。框架搭好後，填充具體內容也就舒服和容易得多了。 3、估計好“變動”的因素，在選定哪些工作應該全力以赴的時候，特別要注意那些有限制的或沒有任何餘地的事情。比如說，準備當天下午兩點會議的備忘錄，是一件沒有多少變動因素的事，然而如果是下週的會議，則情況可能完全不同。 4、拉長工作日的兩端，在克萊奇的例子中，我們會注意到與獸醫的約會是在早上7點，同樣，我們也應該把個人私事、瑣事安排在工作日的兩頭，比如早上7點去見你的造型師，下午7點理髮和購物。 5、簡化與支持。你應該常常問自己：這件工作中哪些事是可以授權他人去做的？怎樣才能使這件工作變得更簡明易行？