第15章 第十五章物資採購管理

一、請購作業 第一條請購部門的劃分。 各項材料的請購部門如下： （一）常備材料：生產管理部門。 （二）預備材料：物料管理部門。 （三）非常備材料： 1、訂貨生產用料：生產管理部門。 2、其他用料：使用部門或物料管理部門。 第二條免開請購單部分。 （一）部分總務性物品免開請購單，並可以“總務用品申請單”委託總務部門辦理，但其核決權限另訂。 （二）零星採購及小額零星採購材料項目。 第三條請購核決權限。 （一）內購 1、原料 （1）請購金額預估在1萬元以下者，由主管核決。 （2）請購金額預估在1～5萬元者，由經理核決。 （3）請購金額預估在5萬元以上者，由總經理核決。

2、財產支出 （1）請購金額預估在2000元以下者，由主管核決。 （2）請購金額預估在2000元～2萬元者，由經理核決。 （3）請購金額預估在2萬元以上者，由總經理核決。 3、總務性用品 （1）請購金額預估在1000元以下者，由主管核決。 （2）請購金額預估在1000元～1萬元者，由經理核決。 （3）請購金額預估在1萬元以上者，由總經理核決。 附註：凡列入固定資產管理的請購項目應以“財產支出”核決權限呈核。 （二）外購 1、請購金額預估在10萬元（含）以下者，由經理核決。 2、請購金額預估在10萬元以上者，由總經理核決。 第四條請購案件的撤銷。 （一）請購案件的撤銷應立即由原請購部門通知採購部門停止採購，同時於“請購單（內購）”或“請購單（外購）”第一、二聯加蓋紅色“撤銷”的戳記及註明撤銷原因。

（二）採購部門辦妥撤銷後，依下列規定辦理： 1、採購部門於原請購單加蓋“撤銷”章後，送回原請購部門。 2、原“請購單”已送物料管理部門待辦收料時，採購部門應通知撤銷，並由物料管理部門據以將原請購單退回原請購部門。 3、原請購單未能撤銷時，採購部門應通知原請購部門。 第五條請購單的開立、遞送流程。 （一）請購經辦人員應依存量管理基準、用料預算，參酌庫存情況開立請購單，並註明材料的品名、規格、數量、需求日期及注意事項，經主管審核後依請購核決權限呈核並編號（由各部門依事業部別編訂），“請購單（內購）（外購）”附“請購案件寄送清單”送採購部門。 （二）需用日期相同且屬同一供應廠商供應的統購材料，請購部門應以請購單附表，一單多品方式，提出請購。

（三）緊急請購時，由請購部門於“請購單”“說明欄”註明原因，並加蓋“緊急採購”章，以急件卷宗遞送。 （四）總務用品由物料管理部門按月依耗用狀況，並考慮庫存情況，填製“請購單”提出請購。 二、採購作業 第六條採購部門的劃分。 （一）內購：由國內採購部門負責辦理。 （二）外購：由國外採購部門負責辦理，其進口業務由業務部門辦理。 （三）總經理或採購經理對於重要材料的採購，可直接與供應商或代理商議價。專案用料，必要時由採購經理或總經理指派專人或指定部門協助辦理採購作業。 第七條採購作業方式。 除一般採購作業方式外，採購部門可依材料使用及採購特性，選擇下列一種最有利的方式進行採購：

（一）集中計劃採購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理採購較為有利者，可核定材料項目，通知各請購部門依計劃提出請購，採購部門定期集中辦理採購。 （二）長期報價採購：凡經常性使用，且使用量較大宗的材料，採購部門應事先選定廠商，議定長期供應價格，呈准後通知各請購部門依需要提出請購。 第八條採購作業處理期限。 採購部門應依採購地區、材料特性及市場供需，分類製定材料採購作業處理期限，通知各有關部門以便參考，遇有變更時，應立即修正。 第九條國內採購作業處理流程：詢價、比價、議價。 （一）採購經辦人員接獲“請購單（內購）”後應依請購案件的緩急，並參考市場行情及過去採購記錄或廠商提供的資料，除經核准得以電話詢價之外，另需精選三家以上的供應商辦理比價或經分析後議價。

（二）若廠商報價的規格與請購材料規格略有不同或屬代用品者，採購經辦人員應檢附資料並於“請購單”上予以證明，經主管核發後，由請購部門簽注意見後呈核。 （三）屬於買賣慣例超交者（如最低採購量超過請購量），採購經辦人員於議價後，應於請購單“詢價記錄欄”中註明，經主管簽認後呈核。 （四）對於廠商的報價資料經整理後，經辦人員應深入分析後，以電話等聯絡方式向廠商議價。 （五）採購部門接到請購部門以電話聯絡的緊急採購案件，主管應立即指定經辦人員先行詢價、議價，待接到請購單後，按一般採購程序優先辦理。 第十條呈核及核決。 （一）採購經辦人員詢價完成後，於“請購單”詳填詢價或議價結果及擬訂“訂購廠商”、“交貨期限”與“報價有效期限”經主管審核，並依請購核決權限呈核。

（二）採購核決權限（略）。 第十一條訂購。 （一）採購經辦人員接到經核決的“請購單”後應以“訂購單”向廠商訂購，並以電話或傳真確定交貨（到貨）日期，同時要求供應商於“送貨單”上註明“請購單編號”及“包裝方式”。 （二）若屬分批交貨者，採購經辦人員應於“請購單”上加蓋“分批交貨”章以資識別。 （三）採購經辦人員使用暫借款採購時，應於“請購單”加蓋“暫借款採購”章，以資識別。 第十二條進度控制及事務聯繫。 （一）國內採購部門應分詢價、訂購、交貨三個階段，以“採購進度控製表”控制採購作業進度。 （二）採購經辦人員未能按既定進度完成作業時，應填製“進度異常反應單”並註明“異常原因”及“預定完成日期”，經呈主管核准後轉送請購部門，依請購部門意見擬訂對策處理。

第十三條整理付款。 （一）物料管理部門應按照已辦妥收料的“請購單”連同“材料檢驗報告表”（其免填“材料檢驗報告表”部分，應於收料單加蓋“免填材料檢驗報告表”章）送採購部門，經與發票核對無誤，於翌日前由主管核章後送會計部門。會計部門應於結賬前，辦妥付款手續。如為分批收料者，“請購單（內購）”的會計聯須於第一批收料後送會計部門。 （二）內購材料須待試車檢驗者，其訂立合同部分，依合同規定辦理付款，未訂合同部分，依採購部門呈準的付款條件整理付款。 （三）短交應補足者，請購部門應依照實收數量，進行整理付款。 （四）超交應經主管核實後依照實收數量進行整理付款，否則僅依訂貨數付款。 第十四條境外採購作業處理流程：詢價、比價、議價。

（一）外購部門依“請購單（外購）”的需求日及急緩件加以整理，並依據供應廠商資料，並參考市場行情及過去詢價記錄，以電話或傳真方式進行詢價作業，但因特殊情況（獨家製造或代理等原因）應於“請購單（外購）”註明外，原則上應向三家以上供應廠商詢價、比價或經分析後議價。 （二）請購的材料規範較複雜時，外購部門應附上各廠商所報材料的重要規範並簽注意見後，由請購部門確認。 第十五條呈核及核決。 （一）比價、議價完成後，外購部門應填製“請購單（外購）”，擬訂“訂購廠商”、“預定裝船日期”等，連同廠商報價資料，送請購部門依採購核決權限核決。 （二）核決權限。 1、採購金額以CIF美元總價折合在元（含）以下者由經理核決。

2、採購金額以CIF美元總價折合超過元以上者由總經理核決。 （三）採購案件經核決後，如發生採購數量、金額的變更時，請購部門應依更改後的採購金額所需的核決權限重新呈核；但若更改後的核決權限低於原核決權限時仍應由原核決主管核決。 第十六條訂購與合同。 （一）“請購單（外購）”經核決送回外購部門後，即向廠商訂購併辦理各項手續。 （二）需與供應廠商簽訂長期合同者，外購部門應以簽呈及擬妥的長期合同書，依採購核決權限呈核後辦理。 第十七條進度控制及異常處理。 （一）外購部門應以“請購單（外購）”及“採購控製表”控制外購作業進度。 （二）外購部門於每一作業進度延遲時，應主動開立“進度異常及反應單”記明異常原因及處理對策，據此修訂進度並通知請購部門。

（三）外購部門在外購案件“裝船日期”有延誤時，應主動與供應廠商聯繫催交，並開立“進度異常反應單”記明異常原因及處理對策，通知請購部門，並依請購部門意見處理。 第十八條“請購單（外購）”核准後進口簽證前的專案申請。 （一）專案進口機器設備的申請 專案進口機器設備時，外購部門應準備全部文件申請核發“輸入許可證”，申請函中並應請求“國貿局”在“輸入許可證”加蓋“國內尚無產製”的戳記及核准章，以便進口單位憑以向海關申請專案進口及分期繳稅。 （二）進口度量衡器及管理物品時，外購部門應於申請“輸入許可證”之前準備“報價單”及其他有關資料送進口單位向政府機關申請核准進口。 第十九條進口簽證。 外購材料訂購後，外購部門應即檢具“請購單（外購）”及有關申請文件，以“申請外匯處理單”（需在一星期內辦妥結匯時，加填“緊急外購案件聯絡單”）送進口單位辦理簽證。進口單位應依預定日期向“國貿局”辦理簽證，並於“輸入許可證”核准時通知外購部門。 第二十條進口保險。 （一）FOB、FAS、C＆F條件的進口案件，進口單位應依“請購單（外購）”外購部門指示的保險範圍辦理進口保險。 （二）進口單位應將承保公司指定的公證行在“請購單（外購）”上標示，以便貨品進口必須公證時，進口單位憑以聯絡該指定的公證行辦理公證。 第二十一條進口船務。 （一）FOB、FAS的進口案件，進口單位（船務經辦人員）於接獲“請購單（外購）”時，應視其“裝運口岸”及“裝船期限”並參照航運資料，原則上選定三家以上船公司或承攬商，以便進口貨品可機動選擇船隻裝運。 （二）進口單位（船務經辦人員）應將所選定的船公司或承攬商品名稱，提供進口結匯經辦人員，於“信用證開發申請書”列明，作為信用證條款，向發貨人指示裝船。 （三）如因輸出口岸偏僻或因使用部門急需，為避免到貨延誤，外購部門應於“請購單（外購）”上註明，避免在信用證指定船公司而委由發貨人代為安排裝船。 第二十二條進口結匯。 進口單位應依“請購單（外購）”標示的“間發信用證日期”辦理結匯，並於信用證（L/C）開出後以“開發L/C快報”通知外購部門聯絡供應廠商。 第二十三條稅務。 （一）免貨物稅及“工業用證明”的申請。 1、進口的貨品可申請免貨物稅者，外購部門應於“輸入許可證”核准後，檢具必需文件，向稅捐處申請，經取得核准函後向海關申請免貨物稅。 2、除“免憑經濟部工業局證明辦理具結免稅進口”的項目外，其他合於免稅規定的人造樹脂類材料，外購部門應於開發“信用證”後檢具必需文件向經濟部工業局申請“非供塑膠用”證明，以便於報關時據此向海關申請依工業用物品稅率繳納進口關稅。 （二）專案進口稅則預估及分期繳稅的申請及辦理外購部門應於進口前，檢具有關文件，憑以向海關申請稅則預估，等核准後並辦理分期繳稅及保證手續。 第二十四條輸入許可證、信用證的修改。 供應商成本公司要求修改“輸入許可證”或“信用證”時，外購部門應開立“信用證、輸入許可證修改申請書”，經呈核後，檢具修改申請文件送進口事務科辦理。 第二十五條裝船通知及提貨文件的提供。 （一）外購部門接到供應商通知有關船名及裝船日期時，應立即填製“裝船通知單”分別通知請購部門、物料管理部門及有關部門。 （二）外購部門收到供應商的裝船及提貨文件時，應檢具“輸入許可證”及有關文件，以“裝運文件處理單”先送進口單位辦理提貨背書。 （三）提貨背書辦妥後，外購部門應檢具“輸入許可證”及提貨等有關文件，以“裝運文件處理單”辦理報關提貨。 （四）管理進口物品放行證的申請： 管理進口物品時，外購部門應於收到裝運文件後，檢具必需文件送政府主管機關申請“進口放行證”或“進口護照”，以便據此報關提貨。 第二十六條進口報關。 （一）關務部門收到“請購單（外購）”及報關文件時，應視買賣、保險及稅率等條件填製“進口報關處理單”連同報關文件，委託報關行辦理報關手續，同時開立“外購到貨通知單”（含外購收料單）送材料庫辦理收料。 （二）不結匯進口物品，進口單位（郵寄包裹則為總務部門）應於接獲到貨通知時，查明品名、數量等資料，並會外購部門確認需要提貨者再行辦理報關提貨。如係無價進口的材料、補運賠償及退貨換料等，報關時關務部門應開立“外購到貨通知單（含外購收料單）”通知收貨部門辦理收料，而屬其他材料及物品則由收件部門於聯絡單簽收後，送處理部門處理。 （三）關稅繳納前進口單位應確實核對稅則、稅率後申請暫借款繳納。 （四）海關估稅的稅率如與進口單位估列者不符時，進口單位應立即通知外購部門提供有關資料，於海關核稅後14天內以書面形式向海關提出異議，申請複查，併申請暫借款辦理押款提貨。押款提貨的案件，進口單位應於“進口報關追踪表”記錄，以便督促銷案。 （五）稅捐記賬的進口案件，進口單位應依“請購單（外購）”，於報關時檢具必需文件辦理具結記賬，並將記賬情況記入“稅捐記賬額度記錄表”及“稅捐記賬額度控製表”。 （六）船邊提貨的進口材料，進口單位應於貨物抵港前辦妥繳稅或記賬手續，以便船隻抵港時，即時辦理提貨。 第二十七條報關進度控制。 關務部門應分報關、驗關、估稅、繳稅、放行五階段，以“進口報關追踪表”控制通關進度。 第二十八條公證。 （一）各公司事業部應依材料進口索賠記錄及材料特性等因素，研判材料項目（如外購散裝材料），通知進口單位於材料進港時，會同公證行前往公證。 （二）外購材料於驗關或到廠後發現短損而合於索賠條件者，進口單位應於接獲報關行或材料庫通知時，聯絡公證行辦理公證。 （三）進口貨品辦理公證時，進口單位應於公證後配合索賠經辦時效，索取公證報告分送有關部門。 第二十九條退匯。 （一）外購部門依進口材料的裝運情況，判斷信用證剩餘金額已無裝船的可能時，應於提供報關文件時提示進口單位，並於進口材料放行及“輸入許可證”收回後，開立“信用證退匯通知單”連同“輸入許可證”送進口事務科辦理退匯。 （二）退匯金額較大，但信用證未逾有效期限者，外購部門應向供應廠商索回信用證正本，送進口單位辦理退匯。 第三十條索賠。 （一）外購部門接到收貨異常報告（“材料檢驗報告表”或“公證報告”等）時，應立即填製“索賠記錄單”連同索賠資料交索賠經辦部門辦理。 （二）以船公司或保險公司為索賠對象者，由進口單位辦理索賠；以供應廠商為索賠對象時，由外購部門辦理索賠。 （三）索賠案件辦妥後，“索賠記錄單”應依原採購核決權限呈核後歸檔。 第三十一條退貨或退換。 （一）外購材料須予退貨或退換時，外購部門應適時通知進口單位依政府規定期限向海關申請。 （二）復運出口、進口的有關事務，外購部門應負責辦理，其出口進口簽證、船務、保險報關等事務則委託出口單位及進口單位配合辦理。 （三）退換的材料進口時依本節有關規則辦理。 三、價格及質量的複核 第三十二條價格复核與市場行情資料提供。 （一）採購部門應調查主要材料的市場與行情，並建立廠商資料，作為採購及價格審核的參考。 （二）採購部門應就企業內各公司事業部所提重要材料的項目，提供市場行情資料，作為材料存量管理及核決價格的參考。 第三十三條質量复核。 採購單位應就企業內所使用的材料質量予以復核（如材料選用、質量檢驗）等。 第三十四條異常處理。 審查作業中，若發現異常情況，採購單位審查部門應即填製“採購事務意見反應處理表”（或附報告資料），通知有關部門處理。 第三十五條附則。 本流程由物資採購供應部製定，經批准後執行，未盡事宜由物資採購供應部負責解釋。 第一條目的。 確保進料質量合乎標準，確使不合格品無法納入。 第二條範圍。 原料、外協加工品的檢驗。 第三條進料檢驗流程。 （一）檢驗員收到驗收單後，確依檢驗標准進行檢驗，並將進料廠商、品名、規格、數量、驗收單號碼等，填入檢驗記錄表內。 （二）判定合格，即將進料加以標示“合格”，填妥檢驗記錄表，及驗收單內檢驗情況，並通知倉儲人員辦理入倉手續。 （三）判定不合格，即將進料加以標示“不合格”，填妥檢驗記錄表及驗收單內檢驗情況。並即將檢驗情況通知採購單位（物料部、採購科或外協加工科），請購單位負責依實際情況決定是否需要特採。 1、不需特採，即將進料加以標示“退貨”，並於檢驗記錄表、驗收單內註明退貨，由倉儲人員及採購單位辦理退貨手續。 2、需要特採，則依核示進行特採，將進料加以標示“特採”，並於檢驗記錄表、驗收單內註明特採處理情況，以及通知有關單位辦理入庫或部分退回，或扣款等有關手續。 （四）進料應於收到驗收單後三日內驗畢，但緊急需用的進料優先辦理。 （五）檢驗時，如無法判定合格與否，則即請工程部（設計工程科），請購單位派員會同驗收，來判定合格與否，會同驗收者，亦必需在檢驗記錄表內簽章。 （六）檢驗員執行檢驗時，抽樣應隨機化，並不得以個人或私人感情認為合用為由，予以判定合格與否。 （七）回饋進料檢驗情況，並將進料供應商交貨質量情況及檢驗處理情況登記於廠商交貨質量履曆卡內及每月匯總於廠商交貨質量月報表內。 （八）依檢驗情況對檢驗規格（材料、零件）提出改善意見或建議。 （九）檢驗儀器、量規的管理與校正。 （十）進料屬OEM客戶自行待料者，判定不合格時，請業務部聯絡客戶處理。 表15-1 採購程序及准購權限表 訂定日期： 採購類別申請人管理單位購買期限准購權限價款核准權限部長廠長總經理採購部長經理總經理驗收人品質檢驗需否核准： 擬表： 表15-2 採購作業授權表 採購項目金額範圍採購程序申請初核合辦復核裁決合同驗收單位付款程序申請初核复核裁決 表15-3 提貨單 月日 項目產品料號品名規格單位數量說明〖7〗 □銷貨 □樣品 □檢驗 □其他 廠長批示生產科長物料質管提（送）貨人 表15-4 收貨單 類別申請號碼廠商名稱約交日期收貨日期統一發票號碼□材料□半成品□成品項次訂單號碼品名規格材料編號申請數量單位實收數量件數單價金額累計數量說明檢驗結果收貨部門部門經辦 表15-5 收料單 收料日工程編號本單編號請購部門訂製單編號年月日會計科目品名規格項次材料編號單位數量單價金額備註點收檢驗經辦部門主管經辦 表15-6 驗收單（一） 訂購單編號： 日期： 編號名稱訂購數量規格符合是否單位實收數量單價總價是否分批交貨□是□否會計科目供應廠商合計檢查抽樣% 不良全數個不良結果驗收檢查主管檢查員總經理倉庫採購成本會計主管核算主管收料主管制單 表15-7 訂購記錄單 序號物料名稱料號訂購數量單位單價金額訂購日合同號交貨日期交貨數量供應商交貨情況12345678910111213 表15-8 物資採購申請單 部門： 年月日 序號物料名稱料號規格申購數量庫存量單位需求日期標準用量123456789101112131415