我們每個人每天面對的事情，按照輕重緩急的程度，可以分為以下四個層次，即重要且緊迫的事；重要但不緊迫的事；緊迫但不重要的事；不緊迫也不重要的事。
1重要而且緊迫的事情
這類事情是你最重要的事情，而且是當務之急，有的是實現你的事業和目標的關鍵環節，有的則和你的生活息息相關，它們比其他任何一件事情都值得優先去做。只有它們都得到合理高效地解決，你才有可能順利地進行別的工作。
2重要但不緊迫的事情
這種事情要求我們具有更多的主動性、積極性和自覺性。從一個人對這種事情處理的好壞，可以看出這個人對事業目標和進程的判斷能力。因為我們生活中大多數真正重要的事情都不一定是緊急的。比如讀幾本有用的書、休閒娛樂、培養感情、節制飲食、鍛煉身體。這些事情重要嗎？當然，它們會影響我們的健康、事業還有家庭關係。但是它們急迫嗎？不。所以很多時候這些事情我們都可以拖延下去，並且似乎可以一直拖延下去，直到我們後悔當初為什麼沒有重視，沒有早點來著手重視解決它們。
3緊迫但不重要的事情
有這樣的事情嗎？當然，而且隨時隨地會出現。本來你已經洗漱停當準備休息，好養足精神明天去圖書館看書時，忽然電話響起，你的朋友邀請你現在去泡吧聊天。你就是沒有足夠的勇氣回絕他們，你不想讓你的朋友們失望。然後，你去了，次日清晨回家後，你頭暈腦漲，一個白天都昏昏沉沉的。你被別人的事情牽著走了，而你認為重要的事情卻沒有做，這或許會造成你很長時間都比較被動。
4既不緊迫又不重要的事情
很多這樣的事情會在我們的生活中出現，它們或許有一點價值，但如果我們毫無節制地沉溺於此，我們就是在浪費大量寶貴的時間。比如，我們吃完飯就坐下看電視，卻常常不知道想看什麼和後面要播什麼。只是被動地接受電視發出的信息。往往在看完電視後覺得不如去讀幾本書，甚至不如去跑跑健身車，那麼剛才我們所做的就是浪費時間。其實你要注意的話，很多時候我們花在電視上的時間都是被浪費掉了。
上述情形可以用一個坐標表現得很清楚。
你的時間都花費在哪個像限了呢？是A嗎？要是那樣，可以想像你每天的忙亂程度，這麼做會耗費你巨大的精力，而一個又一個問題會像大浪一樣向你衝來。要是經常這樣，你早晚有一天會被擊倒、壓垮、焦頭爛額、狼狽不堪。
要是C的話，你的工作效率就可想而知了。不要以為這些是緊急的事就認為它們也很重要，實際情況是，這些事情的緊迫性常常是由別人的輕重緩急來決定的，你始終在被別人牽著鼻子走路。
要是D呢？很遺憾，如果長此以往，你將一事無成。你既沒有工作效率，也沒有絲毫的工作效能可言。它除了浪費了你很多時間以外，還證明你是一個控制不住自己情緒的人。
只有在像限B，它才是卓有成效的個人管理的核心。儘管這些事不緊急，但它卻決定了我們的生活質量、受教育程度、品味培養、工作業績等等。只有養成“做要事不做急事”的良好個人習慣，你工作起來才會駕輕就熟。你會提前做工作計劃，按時復習功課，經常鍛煉身體，保持良好狀態，並且避免了臨陣磨槍的緊張和尷尬。這也就是我們所提倡的。
著名管理大師彼得·德魯克通過大量研究發現，那些在工作中忙碌卻效率低下的人士（很不幸，這樣的比比皆是），他們把自己90%的時間花在了象限A，以應付那些看來永無窮盡的緊急事，又幾乎把剩下的10%的時間用在了象限D。他們的行為與那些高效能人士恰恰相反，這樣的人基本上過著一種不負責任的生活。