主持會議是任何領導都必不可少的工作之一，會議是上下交流的機會，是領導發出信息並接受反饋的機會，是實施管理的主要工具。因此，有效地主持好會議，是領導說話水平的一個重要方面，也是領導的一項基本功。
明快生動的開場白給人的印像是深刻的，能起到先入為主、吸引聽眾的效果。精彩的開場白往往能像磁鐵一樣緊緊地吸引住聽眾，提高整個會議的調子和節拍，增強他們對會議的興趣。正如俗話所說，良好的開端是成功的一半。
開場白最多不超過一分半鐘，拖泥帶水的開場白會削弱解決問題的緊迫感，使會議剛開始就面臨失敗。
開場白既要把開會目的講明，又要把重點點出，使與會者有思想準備，為領會會議精神打下良好的基礎。同時又不能三言兩語，草草了事，意不明，言已盡，給人以茫然之感，使與會者不明白會議的議題，失去對會議的興趣。好的開頭可以一下抓住與會者的心，給人以深刻的印象，吸引人們繼續聽下去。就像看一部引人入勝的電影，開始就興味盎然，人們自然急於了解下面的情節。
開場白還要盡量避開那種陳舊死板、千篇一律的格式。要根據會議的實際或講形勢，或道特點，或提要求，或講別處的此時此刻，總之要因境制宜、靈活構思、巧妙設計，讓與會者在不知不覺中進入你精心設計的“圈套”。
主持人的任務是把問題清楚全面地向大家攤開。他還需講清解決問題的迫切性，以促使大家立即行動。
開場白要陳述的內容，包括會議的背景、主題、目的、意義、議程和開法，其語言要簡明扼要、條理清晰、語調和表情都要與會議氣氛協調一致。
一般情況下，好的開場白主要有三條：一是直接點題，提綱挈領，要言簡意賅地把會議的內容、主題講清楚。二是藉題發揮，調動全場的情緒，營造適宜會議開展的氣氛，使與會者興奮起來。三是運用富有啟示性、誘導性的語言，引導全場迅速進入境界，讓與會者集中精力。
會議總是在一定的環境中進行的。會議的順利進行有賴於良好氣氛的營造，精彩的開場白可以使與會者感到要討論的是與人們切身利益相關的問題或是大家共同關心的問題，這樣就能刺激與會者的興奮點和吸引其註意力，充分調動各種積極因素，將會議導向圓滿成功。開場白要陳述的包括會議主題、目的、意義、議程和開法等內容是必不可少的，但這絕對不是要囿於程式，不加以變通，而是要根據實際，因境制宜，靈活安排。
領導者要想成功主持會議，除了必須具備敏捷的思維能力、靈巧的口頭表達能力、高超的應變能力外，還必須善於充分利用聽眾共同置身於其中的環境或議題所涉及的環境。巧借環境術就是巧妙地利用這些環境的辦法。
一次，張主任召集全單位人員開會，當時會場比較嘈雜，聽眾情緒還未安定。張主任這樣開頭了：“有個笑話說，張飛和關羽參加一次劉備召開的軍機會議，當時大家正交頭接耳，劉備無法講話。張飛說：'哥，看我的。'於是他用在長坂坡喝退曹軍的大嗓門吆喝一聲。結果大家沒有平靜下來。關羽說：'小弟，你那手不行，還是看我的。'於是，他便坐在劉備的位子上，捋鬚凝目，似有所思。這下子大夥兒覺得奇怪，倒安靜下來了。其實，這只是個笑話，剛才大家交頭接耳，現在為什麼靜下來了？這個問題留給大家思考，我今天所要講的主要內容是……”
生動貼切的故事，立刻引起了聽眾的注意，會場很快安靜下來了。
還有一次，情況正好相反。張主任要講話了，會場氣氛太嚴肅，跟講話的內容不協調。為把氣氛搞活躍些，張主任又做了這樣的開頭：“有個善於演講的人總結了一條經驗，要調動會場情緒，只要注意看兩個人：一個是看長得最漂亮的，看著這個人，可以使你講話更有色彩；第二個是要注視會場上最不安定的那個聽眾，鎮住他，使你講得更有信心。我想學習這個方法，可咱們這兒長得漂亮的、英俊的有100個，可是沒有發現不安定的聽眾，這可叫我難辦了……”
張主任巧借環境，用風趣幽默的開場白來緩和、調節氣氛。使大家的情緒得到緩解，全場氣氛不再緊張。
會議的類型多種多樣，不同會議所需的氣氛也不同。
徵求意見的會議要求各方暢所欲言，集思廣益，需要的是生動、熱烈的場面；研究解決問題的會議需要的是嚴肅、莊嚴的氣氛；歡迎會上語言要熱情洋溢；歡送會上，言語中就要流露出依依惜別之情。
營造會場氣氛，調動人們的情緒，不是靠大喊大叫，粗聲厲氣。
例如某廠為解決生產中存在的工序間銜接不暢的問題，擬就個別班組存在的“磨洋工”現象進行批評。領導上來就說“今天把你們找來，就是讓你們知道，你們拖了廠裡的後腿。你們說該怎麼辦吧？”
劍拔弩張，“嚴肅”的會場氣氛夠濃的吧，可這樣不問青紅皂白的一通發作，甭說引起對方共鳴，恐怕求得合作都很難。會場成了戰場，這會怎麼開？
下面是一篇較為成功的歡迎詞的開頭，恰與上文中的實例形成對比：
“春來誰做韶華主，總領九英是牡丹。”古都洛陽迎來了第九屆牡丹花會。熱情好客的古都人民，誠摯地歡迎外國朋友、港澳台同胞和來自祖國各地的客人光臨洛陽！ ……
主持人的歡迎詞真誠感人、恰到好處，令人如沐春風，烘托出喜慶的氣氛，又讓人感到與當時的場合相吻合而無媚俗之感。
會議節奏的快慢能直接影響會議效果，是一個不可忽視的問題。節奏過慢，會延長會議時間，浪費人力物力；節奏過快，有可能造成認識膚淺，對問題議得不深，研究不透，決策草率，達不到會議的目的，嚴重的會造成重大失誤。因此，領導者一定要注意控制好會議的節奏。啟發引導大家，始終遵循會議既定的議題去進行充分討論，才能達到預想的目的。
這就要求領導必須使與會者充分了解會議目的，一開始就要講明會議都有哪些議題以及與會者需要承擔什麼任務，等等。你可以在會前擬定一個會議計劃表，對會議議題的難易、議程的前後安排、可能出現的問題及對策要有充分估計。在表述會議目的時，要做到表述清楚，有條有理。把會議的目的、要求、內容等全部告訴與會者，並且要做到層次清晰、邏輯嚴密、表達準確、中心突出。決不能邏輯混亂，主次不分，使與會者不知所云、無所適從。
會議進行中要時刻留心會議的進程，控制好節奏。發現節奏過慢，應採取措施調動與會人員的注意力，主動提問，多加啟發引導，必要時也可提醒大家抓緊時間，圍繞中心議題，發表不同意見，相同意見從簡或不再重複。如果節奏過快，就要提醒大家沉住氣，時間充足，認真思考。
會議的時間有其限度。一般會議的時間以2小時為限度，是從考慮人的生理以及心理的條件而來的。超過2小時以上拖拖拉拉、鬆鬆散散的會議，只會增加疲勞而不會產生好的智慧。為了保證在有限的時間獲得滿意的結果，作為主持的領導者有責任控制會議的節奏，有張有弛，既使與會者充分交流意見，又要避免發生互相扯皮的現象。
有些發言者話太多。他們喜歡自己說話，似乎要利用每次會議來壟斷討論。對於這種情況，主持人出於對發言者的尊重，一般不應當面直說，而應尋找機會作出巧妙的暗示。如果他發言了，給他適當的時間，然後說，“你提出的幾點很好。現在讓我們聽聽其他人的。”以此打斷他。如果這一招不靈，就限定時間，比如，每人發言兩分鐘。若是任由這些口若懸河者不著邊際、沒完沒了的鴻篇大論，結束討論怕是要“等到花兒也謝了”。
有的人不願在大庭廣眾之下發表自己的意見而習慣於與周圍的人，竊竊私語，這往往會干擾會議的正常進行。如果交談達到必須加以製止時，你可以通過直接提問來試著打斷交談者，也可停止發言，等著他們安靜下來。如果這也不管用，你可以對他們說：“如果你們有什麼要說的，請大聲說出來，好讓每個人都能從你們的討論中獲益。”
與會者在針對某個問題展開討論時，由於各自的學識、背景、素質、經驗與價值觀不同，看問題的角度不同，作出的判斷、提出的解決方案也不盡相同，與會者往往會各持己見，據理力爭。這是討論深入的表現。但如果意見已趨向集中，這時主持人就應適時終止爭辯。否則，針鋒相對的雙方互不相讓，爭得面紅耳赤，既浪費了時間，又妨礙會議下面議程的進行。在一些情況下，會議或許會成為發泄私人恩怨的最好場合，有人會利用它來給部門、單位的工作製造麻煩。作為領導，很可能會成為惡語中傷的對象，遭到攻擊，你可能會惱羞成怒，大發雷霆，站出來和對方理論，這實際上已經偏離了會議的主題，不知不覺中正中對方下懷。他的目的就是要讓你狼狽不堪，在眾人心目中留下一個壞印象。作為會議主持者，要保證會議完成既定目的，巧妙的語言技巧，可以使你從不利境地中從容地走出來，避免一場無謂的爭吵。
有效地控制會議的進程，很重要的一點就是使各項活動盡可能地依照事先預定進程推進，不要輕易加以變更。在有限的時間內，圍繞主題展開充分討論，那種天馬行空的“座談”，只會使會議脫離軌道，進程緩慢，作為主持人，可以採用下面的方法來糾正離題的人。你可以說：“這是個頗有意思的意見。這對討論我們的問題適用嗎？”這樣可能會使對方覺察到他們離題了，從而回到正軌上來。
領導在主持會議的時候，要想順利打開局面，打破會場上的沉默，引導會議朝預想的方向發展，這是與領導認識水平和良好的思維能力密不可分的。
領導的水平並不僅僅體現在以個人的權威和將自己的意圖強加於人，雖然要有“唯我獨尊”的威儀，但在方法上要注意靈活多變。在會議上要善於提問，積極引導，使會場呈現出一種生動活潑、毫不拘謹的局面，才有可能從各種不同角度、不同側面發現問題、提出問題、分析問題、解決問題。
領導主持會議的一項重要職責就是負責搭橋連接、過渡照應、承上啟下，把整個會議連成一個有機的整體。主持者在這個過程中，可以通過機敏的反應、良好的口才、高超的組織概括水平、有條不紊地完成各項任務。
當會議出現沉默的時候，領導者首先可以試試激將法：“老黃，您今天一言不發，看來是想'金杯漱口了'？”旁邊可能會有人接口：“老黃向來能說會道，今天怎麼會甘拜下風呢？”這樣一激，老黃還能不一吐鴻論嗎？或者你可採用迂迴方式引他開口：“小張，你一直保持沉默，是不是身體不舒服？”對方可能會予以反駁，你正好順水推舟：“那你就是有不同意見了，說出來讓大家聽聽嗎？”有時也可以就某人的發言因勢利導，引導大家順此深入討論：“老鄭認為我校提高教學質量的關鍵，不在於嚴格考勤、考試上，而在於聯繫實際改進教學方法，說得很有道理。大家對此議論一下吧！”對老鄭是個鼓勵，大家討論也有了方向，會議就會深入一步。
另外，生動的語言對於活躍會議氣氛、打破沉默局面，調動與會者情緒具有重要作用。幽默型的領導主持會議，會議氣氛一般比較活躍，與會者參與的積極性較高。在主持會議時，適當插入幽默語言，能增強講話的生動性、趣味性，使與會人員在緊張的會議中獲得放鬆，促使大家在輕鬆愉快的氛圍中完成會議任務。
領導者要先對前面的發言或講話中最精華的東西給予概括和肯定，畫龍點睛，做好鋪墊；然後根據後面議題的特點，渲染蓄勢，讓聽眾感到貼切自然，順理成章。當然，由於會議類型不同，連接話語長還是短，要根據具體情況而定，不能生搬硬套。若需要連接語，既可順帶，也可反推；可以藉言，也可直說；可以設疑，也可問答。總之要使其別開生面，恰到好處。
領導要能夠洞察現場情勢，抓住眾人共同關心的話題，廣開言路。你可以身先士卒，帶頭髮言，為他人作好鋪墊；也可以語調親切，言語詼諧，吸引與會者的注意力，使那些持漠然態度者也能積極投入；也可以層層設問，啟迪思考，借助“頭腦風暴”傾聽更多意見。會議局面的展開有賴於領導者的引導能力，但在根本上還在於領導者應具備較好的素質。
會議主持者儘管事先對會議進行了認真的準備，但在會議進行中往往還會出現一些意想不到的局面和情況。對這些情況，主持者要沉著冷靜，靠自己的應變能力恰當地加以處理。
1.開局冷場
在討論中遇到無人發言或無任何反應，陷入冷場時，主持人應分清原因，分別採取相應的對策措施。
一是與會者無思想準備，一時難以發言。特別是事先沒有打招呼，臨時召開的會議容易出現冷場，這時會議主持者可以鼓勵大家先談不成熟意見，在討論中再補充完善，也可以讓大家先做短暫的準備，然後發言；
二是與會者對所討論的議題不理解、不明白而感到無從開口，會議主持者應詳細、明確地交代議題，對與會者進行耐心啟發；
三是會議議題直接涉及與會者多數人的利益，因有顧慮而造成的冷場，會議主持者應先啟發與其利益關係不太大的，或者是大家公認比較正直、公道的人發言，然後再逐步深入。只要有人開了頭，冷場就會變成熱烈；
四是會議議題有一定的難度和復雜性，一時不易提出明確意見而出現冷場，這時會議主持者可以由淺入深，啟發大家開動腦筋，逐步接觸問題的實質，也可以選擇分析能力強、比較敏銳的同志率先發言，打開突破口再引導大家討論發言。
2.氣氛沉悶
會議中經常會出現沉悶的現象，這很正常。但是作為主持人，如果讓會議陷入沉默那就是失敗的，不合格的主持人。當一部分人在會議上沉默時，主持者應當思索沉默的原因，有針對性地採取對策。會議中的沉默通常有以下幾種情況：
（1）害羞、膽小的沉默。有些人膽小，當他們想在眾人面前講話時，舌頭就發緊。不要問一些使人難於回答的直接問題使這種人感到難為情，相反，問一些你認為他們能夠回答的問題，例如，有關他們的工作、家庭或他們如何處理某一特殊情況的問題。有機會就表揚他們，拍拍他們的肩膀，幫助他們克服發言時的不安心理。
有的人有較好的意見和看法，但因為某種顧慮而沉默不語。對於這種情況，主持人應想辦法打消這些人的顧慮，支持他們發言。有的人怕講不好，被人譏笑，既想講又不敢講，會議主持人要尋找機會鼓勵他發言，表示出對他的發言很感興趣，促使他大膽發言；
（2）清高的沉默。如果是與會人員清高閉守、不肯多言而保持沉默，這一類人往往是閱歷較深、比較嚴謹、有自己的見解。他們一方面想表現自己，另一方面又擺出一副清高不凡的架子。對這類人，主持者應該多給他們一些鼓勵和尊重，讓他感覺到自己的意見很重要。
（3）無所謂的沉默。當會議議題與部分人關係不大時，有人會認為議題與己無關，抱無所謂的態度而不願開動腦筋。會議主持者應採取恰當的方法把他們引導到會議議題上來，促使其思考問題；
（4）對立的沉默。這類人要么是對議題有不同意見不想說，要么是對主持人有意見不願說，就會採取不予理睬的態度。主持人應從團結的願望出發，不計個人恩怨，主動、熱情地引導他們發言，以親切的感情和語氣使他們改變態度，並對他們的發言持重視態度，鼓勵他們講出自己的真實看法，對不正確的意見也不要介意。
當然，會議中還有一些出自其他原因的沉默現象。如有的人不吭聲是表示同意，有的暫時不表態是想听別人意見後再說，有的人不表態是沒有新的意見等，這些情況均屬正常，不必在意。
3.離題萬里
開會時經常出現離題的現象，甚至最出色的主持人也要想盡辦法制止。這種現像出現過多的時候，會議就會脫離軌道，進程很慢，作為主持人，你的職責是善於把會議引上正軌。離題時不可強扭，也不能不扭。強扭會挫傷積極性，不扭就可能開成無效會議。你可以採用下面這幾種方法：
一是接過討論的某句話，順勢巧妙自然地引回到正題上來。你可以說：“這是個頗有意思的意見。可這對討論我們的問題適用嗎？”這樣可能會使別人察覺到他們離題了，使他們回到討論的議題上；
二是聯繫議論的某一層意思，提出新的話題引入到正題中；
三是用一句風趣的話截住議論而引入正題。
對付離題現象的處理絕對不能簡單粗暴，而應盡可能採用不影響情緒和氣氛的方式，用禮貌的形式提醒發言者。或者，如果可能的話，逐步把較遠的討論與眼前的問題結合起來，可以把大家引回軌道上來。如果還不行，就總結一下到目前為止已經說過的內容。這就會調整其方向，把注意力集中到主要議題上來。
4.竊竊私語
當一個人開始與周圍的人交談干擾了會議時，你該怎麼辦？最好的辦法是盡可能不理睬他。總有些人不體諒他人的感受，你不得不容忍他們。
如果交談達到必須加以製止時，你可以通過直接提問來試著打斷交談者。或者你也可以停止發言，等著他們安靜下來。如果這也不管用，你可以對他們說，“如果你們有什麼要說的，請大聲說出來，好讓每個人都能從你們的討論中獲益。”
還有，如果你想制止他們，就請他們總結一下最後幾個建議，並估計其可行性。他們在腦子裡對這些或許不大清楚，說出來，他們就會注意了。
以上就是領導者在會議上最應遵守的幾條準則，這些準則適用於各種會議，也具有一定的概括性。所以領導者應該用心去記住，但是最為重要的是，領導要明白：開會的目的是什麼。
會議既然有開頭，也就應該有結尾。在會議即將結束時，主持者要對會議召開的有關情況及所取得的成果進行簡明扼要、全面客觀的總結和歸納。對不能確定的或未解決的問題作出解釋說明。有的主持者能把會議的有關情況總結得很精煉、很概括、很有高度，讓人一听就明白。而有的則不善於總結，對會議的精華把握不准，要么重複別人的話語，要么不著邊際隨意發揮，既沒有深度，也沒有高度。
會議總結雖然沒有一個固定的模式，但其內容大體應包括以下幾個方面：
§§§第一部分，會議基本情況。這一部分主要是講會議的進程，與會者的表現。
§§§第二部分，會議的主要收穫。
這一部分是會議總結的重點。主要講通過大家的共同努力，會議統一了哪些思想，提高了哪些認識，研究解決了哪些問題。
§§§第三部分，今後工作意見。
這一部分主要是根據會議總的精神，結合工作實際，提出實施會議主題的意見。就是對會議的傳達學習、貫徹落實提出具體要求，對會議確定的目標、任務進行分解，落實到有關責任單位和責任人。
會議總結一般可採用如下方法：
1.直敘法
就是簡要概括地回顧敘述會議辦了哪些事，達到了哪些共識，解決了什麼問題，加深與會者的印象。
2.歸納法
就是在簡要回顧會議的基礎上，對整個會議進行高度歸納、概括。
3.鼓動法
在對會議作全面總結的情況下，用鼓舞人心的話作總結，對大家提出希望和要求，號召大家為實現某個目標或完成某項任務而努力工作。
會議的總結是詳細還是簡要，這要根據會議的要求、會議氣氛、與會人員、時間安排等情況而定。可以根據上述介紹的一般結構和方法進行調整、完善，靈活掌握。
總結應力求客觀、符合實際。不要言過其實，隨意誇大。對會議的總結，在看到成績的同時，也要及時、客觀地指出存在的問題，提出今後需要努力的方面。會議的總結，往往能起到提醒、強化下屬意識的積極作用，所以領導者一定要加以重視。
領導在進行任何會議的過程中，都有可能出現一些意想不到的情況。對這些情況，主持人一定要沉著冷靜，靠自己的應變能力恰當地加以處理。
1.如何應對會議開始的冷場
冷場，是會議活動中一種常見而又使會議主持者頗感難辦的問題。冷場的原因很多，我們應針對不同的原因，採取不同的措施。
（1）與會者無思想準備，一時難以發言。特別是事先沒有打招呼，臨時召開的會議就很容易出現冷場，這時會議主持者可以鼓勵大家先談不成熟意見，在討論中再補充完善。也可以讓大家先做短暫的準備，然後發言。
（2）與會者對所討論的議題不理解、不明白而感到無從開口，會議主持者應詳細、明確地交代議題，對與會者進行耐心啟發。
（3）會議議題直接涉及與會者多數人的利益，因為有太多顧慮而造成的冷場，會議主持者應先啟發與其利益關係不太大的，或者是大家公認比較正直、公道的人發言，然後再逐步深入。只要有人開了頭，冷場就會變成熱烈。
（4）會議議題有一定的難度和復雜性，一時不易提出明確意見而出現冷場，這時會議主持者可以由淺入深，啟發大家開動腦筋，逐步接觸問題的實質，也可以選擇分析能力強、比較敏銳的同志率先發言，打開突破口再引導大家討論發言。
2.巧妙打破部分人的沉默
當一部分人在會議上沉默時，主持者應當思索沉默的原因，有針對性地採取對策。會議中的沉默通常有以下幾種情況：
（1）顧慮、害羞的沉默。對此，會議主持人要尋找機會鼓勵這些人發言，表示出對他們的發言很感興趣，促使他們大膽發言。
（2）持少數意見者的沉默。當會上多數人同意某種意見，出現了一邊倒的情況，持少數意見的人知道自己的意見已經被孤立，也就不講了。在這種情況下，主持者不應急於表態同意多數人的意見，而應當耐心地、熱情地鼓勵有異議的人講出自己的見解，以便比較。
（3）無所謂的沉默。當會議議題與部分人關係不大時，有人會認為議題與己無關，抱著無所謂的態度而不願開動腦筋。會議主持者應採取恰當的方法把他們引導到會議議題上來，促使其思考問題。
（4）對立的沉默。有的人對會議主持人或會議議題有對立情緒，會出現不予理睬的態度。如果他們的意見確實有必要公開出來，會議主持人應主動、熱情地引導他們發言，即便是對立的意見也應給予鼓勵支持，對而後引起言詞激烈的意見也不要介意。
當然，會議中還有一些出自其他原因的沉默現象。如有的人不吭聲可能是表示同意，有的暫時不表態可能是想听別人意見後再說，有的人不表態是沒有新的意見等，這些情況均屬正常，不必在意。
3.善於控制離題發言
在會議發言中還常會出現跑題的現象。這種現象與冷場恰恰相反，可以算是會議“熱烈”的過了火。離題時不可強扭，也不能不扭。強扭會挫傷積極性，不扭就可能開成無效的會議。
出現離題發言主要有兩種情況：一種是閒話式的離題。會議討論中談論傳聞、軼事及與議題無關的閒話，而且喜歡海闊天空、津津有味地談論，越扯離議題越遠。這種現象通常是因為與會者認為議題與自己無關，不感興趣而出現的；也有的認為議題不好發言，而沉湎於題外的話。這時，主持者應採取措施：一是接過討論的某句話，順勢巧妙自然地引回到正題上來；二是聯繫議論的某一層意思，提出新的話題引入到正題中；三是用一句善良的話或風趣的話截住議論而引入正題。
另一種是發揮式的離題。發言者為表示自己的才能，或顯示自己的見解，自覺或不自覺地講與議題無關的內容。對這種離題現象的處理也不能簡單粗暴，而應盡可能採用不影響情緒和氣氛的方式，用禮貌的形式提醒發言者。
很多領導都認為，會議只不過是一種形式而已，主持會議很容易。其實，這是一種誤解。要真正主持好會議，充分調動與會者的積極性，達到預期效果，並不是件容易的事情。
領導是會議的“舵手”，要隨時把握、駕駛好會議之舟，啟發引導大家，始終遵循會議既定的議題、日程，進行充分地研討，才能如期達到預想的目的。這就要求領導必須使與會者充分了解議題。開始就要講明會議共有哪些議題，怎麼個開法，有哪些要求，與會者要承擔什麼任務等諸多環節，無論哪個環節處理不好，都會影響會議的效果。有效地主持好會議，是領導說話水平的一個重要方面，也是領導的一項基本功。
其中，哪一項應由與會者在會上做出決定；哪一項只需聽一聽與會者的意見，以便進一步補充；哪一項只是告知性地打打招呼，介紹一下情況，暫不討論；哪一項與會者必須和上級保持一致，只研究怎麼協調行動等等。而要與會者聽得明白，那麼，主持會議的領導者就必須講得清楚，把會議的目的、要求、內容諸項一一交代給大家，層次要清晰，邏輯要嚴密，表達要準確，中心要突出。切不可主次不分，輕重不分，內容龐雜，使聽眾不知所云，無所遵循。因此，要做好工作會議的主持，領導者需注意做到以下幾點：
1.會議要準時開始
這是主持會議人最容易貫徹的一條原則。而由於種種歷史原因，又是難於貫徹的一條。人們由於缺乏會議意識，有的是覺得會議不重要，9點通知10點到；有的是為了顯示身份，如張天翼創造的著名典型：華威先生為了與眾不同，故意姍姍來遲。在這種情況下，領導應以身作則，這樣才能使會議有個良好的開端，也是提高會議效率的第一步。
2.聲音洪亮，語調多變
領導者在會議上講話，要讓自己說出的每個字、每句話都傳到與會者的耳朵裡，這是最為基本的要求。我們說話的聲音洪亮，不光是指音量，還包括說話應該有力度，吐字清楚，節奏感強。能在聲音中表現出領導的自信以及奮鬥的力量。領導講話如果聲音有氣無力，語調平鋪直敘，就顯得缺乏活力。領導者通過語調的變化，能表達出豐富的思想情感和觀點，使與會者在思想情感上產生一種共鳴，使自己的講話有較強的感染力、震撼力。莊重、嚴肅的會議，要求語調平緩、穩重；歡快、輕鬆的會議，要求語調輕快、隨意。
3.務必讓每個與會者都發言
務必讓每個人都參加討論，參與決策。如果你知道某個與會者喜歡發表會後議論，設法讓他在會上發言，明確表態。這樣，會後他再也不能說不同意了。這點要取得其他與會者的配合。這是一種領導藝術，這種領導藝術能節省許多開會時間。
開會時私下交談只會引起衝突和不和。主持會議者不能允許任何人把會議分裂成一個個小組討論會。應使所有與會者都能聽到每個人的發言。如果竊竊私語者繼續存在，可以把大家的注意力引到他身上，和藹地請他把所講的告訴大家。
4.應付分歧意見
對分歧不要視而不見，也不要設法迴避。承認分歧，並提請與會者註意。把分歧意見公佈於眾，供與會者進行明智的選擇。可以問爭論的雙方：“你到底站在哪一方？”然後再問：“你為什麼採取那個立場？”最後問：“你建議我們應做些什麼？”這樣，他們堅持自己觀點的強烈度就會減弱。
5.防止“冷場”
一發現要出現“冷場”，立即用評論、提問或解釋的方法，鼓勵大家繼續討論。要知道與會者發表的意見逐步減少，意味著他們對處理問題的緊迫感和能力也隨之下降。
6.經常歸納提醒
開會時往往有這種情況：有時大家意見比較集中，而會議主持人卻不能及時總結，提請大家轉入另一項議題，出現了冷場，拖延了時間；有的在徵求大家意見時，有的人一聲不吭，有的人翻來覆去，談不到點子上，越扯越遠；也有時人們爭論不休，互不服氣。
歸納是向大家報告會議進展情況的一種技巧。主持人也可以把分歧意見進行歸納，以提請與會者註意。否則，不同意見在討論中會被忽視。如果到會議結束時才冒出來，會使大家感到沮喪。
7.注意掌握說話的分量和分寸
語言的分量是由詞義和態度兩個主要因素構成的。詞義是指語言的本意，態度是指表達時所持的表情和情緒。比如，主持會議的領導，要批評下級人員的工作差錯或較大的失誤，這裡就有個分量問題。如果是個別的、一般性的差錯，而批評的分量過重，未免有小題大做之嫌，本人不服氣，大家也不滿意。如果是較大失誤，而批評分量過輕，既達不到教育本人的目的，又給大家一種袒護當事人、文過飾非之感，不能使聞者足戒。這也是“度”的一種要求。
當然，不做具體分析，以理服人，而是無限上綱，亂扯一通，也不會有好效果。因此，根據問題的性質、程度，在講的時候，就有一個輕重之間怎樣才算適宜的分寸問題。
分寸是衡量語言分量的尺度。而要把握好分寸，一是注意詞意上的細微差別，尤其是同義詞、近義詞之間的細微差別。二是注意態度和語調的區別，這種分寸也是會影響到分量的。我們的目的是，既要弄清問題，又要教育同志。指出問題的嚴重性，進行嚴肅地批評，不一定非要高門大嗓、聲色俱厲。語言尖刻，態度粗暴，甚至出口傷人，以挖苦、諷刺、嘲笑人為快事，必定造成對方的反感和抵觸，不利於問題的解決，也不利於團結。
8.會議要適時而止
會議議程一經發出，不要更改，不要超過規定的時間。如果會議程序拖延了，要立即採取行動。明確告訴大家，要在規定的時間內開完會。此舉最得人心。
一般來說，政策性會議又被稱為產生思想觀念的會議，是指制定一個組織未來發展的方針、目標的會議。主持這種會議，領導者應注意做到：
1.領導者和與會者要建立平等的關係。這種會議上，一般與會者都是為了組織的前途來出謀劃策，因此在地位上沒有上、下級之間的關係，與會者是不分級別，一律平等的。只有這樣才能使大家開闊思路，制定出一個令人滿意的藍圖。領導者不應限制討論的問題範圍，要鼓勵和引導與會者充分地表達他們的想法。
2.在對某個計劃的可行性進行討論時，論證範圍一定要廣，論證一定要充分，雖然這樣有可能導致與會者之間產生分歧，但只要會議主持者能善於發現新問題、新觀點，並促使與會者公開論戰、論證，以充分認清各方的觀點，這樣才能做出合理的決定。但是要注意，這種爭論是應該建立在不影響與會者之間感情基礎上的，所以，領導者還要注意對討論氣氛的把握和控制。
3.會議的形式一定要開放。政策性會議，最主要的是集思廣益，因此要鼓勵所有人都發表自己的意見。領導者一定不要簡單地作出肯定或否定的意見，從而封閉了與會者的思想，而應該盡量讓大家發揮自己的創新能力。
4.應注意促進各方取長補短、團結協作。產生政策的會議，雖然不一定在會議上當場確定，但依然有明確的目標。領導者在會議開始時，應當強調會議要想達到目的要靠與會者的共同力量，讓他們形成一個共同的願望，這樣可以避免一些不必要的相互爭執。
5.會議即將結束時，主持會議的領導者還應系統歸納與會者的意見，強調會議的成功並對大家的努力予以肯定。這樣可以增強與會者的歸屬感和自豪感，一旦以後決定實施這些意見時，會對具體的執行工作有很大的幫助。
在會議即將結束時，領導要對會議召開的有關情況及所取得的成果作出全面、客觀的總結，對不能確定的或未解決的問題作出解釋說明。對會議總結得如何，是衡量領導水平高低的重要方面。有的領導能把會議的有關情況總結得很精練、很概括、很有高度，讓人一听就明白。而有的則不善於總結，對會議的精華把握不准，要么一再重複別人的話語，要么說些不著邊際的話，既沒有深度，也沒有高度。會議總結要體現簡明扼要、全面準確、重點突出、實事求是的特點。好的總結可以幫助與會者加深對會議精神的理解和把握，有利於會議的貫徹落實。
1.內容
會議總結雖然沒有一個固定的模式，但其內容大體應包括以下幾個方面：
（1）會議基本情況
這一部分主要是講會議的進程和與會者的表現。會議進程主要是對會議進行的幾個重要環節綜述和分析，對每個環節實施情況做出評估；與會者會議期間的表現如何，要列舉典型實例進行評述。要對會議進行了多長時間，進行了哪些議程，辦了哪些事情，辦得怎麼樣，與會者的參與程度等情況向與會者作出說明。
（2）會議的主要收穫
這一部分是會議總結的重點。主要講通過大家的共同努力，會議統一了哪些思想，提高了哪些認識，研究解決了哪些問題。要高屋建瓴地概括歸納出幾條，讓人聽了覺得條理清晰，便於記憶。談收穫要緊扣會議主題，突出反映問題，切實符合會議的實際情況。每條收穫都應有具體的事例加以說明，要注意引用與會者的發言，特別是一些好的意見、建議及具體的措施和打算，給人以具體生動的感覺。
（3）今後工作意見
這一部分主要是根據會議總的精神，結合工作實際，提出實施會議主題的意見。就是對會議的傳達學習、貫徹落實提出具體要求，對會議確定的目標、任務、政策措施進行分解，落實到有關責任單位和責任人。
2.方法
會議總結要得法，一般可採用如下方法：
（1）直敘法
就是簡要概括地回顧敘述會議辦了哪些事，達成了哪些共識，解決了什麼問題，加深與會者的印象。比如，“這次會議我們傳達學習了哪些文件，研究討論了哪些決定，某某領導作了重要講話，對下一步的工作做出了具體安排和部署：一是……二是……三是……這些意見完全符合我們的實際，對於促進工作具有重要意義，希望大家認真抓好落實，切實抓出成效。對貫徹好這次會議精神，我再提幾點意見：一……二……三……”
（2）歸納法
就是在簡要回顧會議的基礎上，對整個會議進行高度歸納、概括。比如，“我們這次會議開得很成功，概括起來有幾個特點：一……二……三……我們這次會議形成了幾個方面的共識：……初步解決了幾個方面的問題：……現在，對解決這幾個方面的問題，大家都形成了一致意見，拿出了具體的對策措施，下一步關鍵是抓好落實”。
（3）鼓動法
對會議不作全面總結的情況下，用鼓舞人心的話作總結，對大家提出希望和要求，號召大家為實現某個目標或完成某項任務而努力工作。
對會議的總結是詳細還是簡要，這要根據會議的要求、會議氣氛、與會人員、時間安排等情況而定。可以根據上述介紹的一般結構和方法進行調整、完善，靈活掌握。
列寧十分善於主持會議。 1914年他曾提議：（1）報告人的發言時間是10分鐘。 （2）發言人的時間第一次5分鐘，第二次3分鐘。 （3）發言不得超過兩次。 （4）表決同意與反對的時間是1分鐘。 （5）例外情況應根據人民委員會的特別會議決定。
開會時，列寧總是把懷錶放在桌子上，以便監督每個發言人的時間，給人以爭分奪秒的緊迫感。每當一位代表發言時，他總要叮囑一句：“簡短一點，談最本質的問題。”當發言者的時間接近規定時間時，他都要敲敲自己的懷錶，以示提醒。如果有人認為自己的發言還是“正題”而要繼續發言時，列寧總是說：“這不是正題，而是亂題了。”有一次，一位非黨軍事專家在人民委員會會議上，報告了十幾分鐘，都沒有說到正題上，列寧突然對他說：“明天下午1點，請你到我這裡來，我要教會你怎樣作報告。”第二天，他按時去了，列寧同他整整談了一個小時。後來，這位軍事幹部花了一個晚上修改了自己的報告。
列寧非常尊重人。不管是誰發言，他總是把食指放在耳邊，集中精力聽每一細節。甚至在對問題已經有了一定的看法以後，還善於聽取別人的意見。在這種情況下，他微微瞇起一隻眼睛，俏皮地看著對方，臉上露出微笑。列寧在一般情況下不打斷他人發言，只有在發言人違犯了會議制度時他才打斷他人發言。
列寧十分注意文明用語，如常用：“請您說吧。”“那您認為怎麼辦呢？”“對不起，您發言的時間已經沒有了。”等。他總把自己置於和與會者平等的地位上。他鼓勵與會者暢所欲言、毫無顧忌地把自己的意見談出來。當他聽到正確的觀點時，馬上說：“請把您的建議口述一遍。”當他與人發生意見分歧時，總是悉心聽取別人的意見，從不壓制不同意見，不把個人意見強加於人，而是通過辯論，以理服人。如果會議以多數票通過與列寧意見不同的決議時，他總是五條件地服從。如果事關原則，他也只是按組織程序把自己的意見反映給上一級領導機構。
列寧在1920年4月推動人民委員會通過了《關於不准時出席會議的處理辦法》，規定人民委員會會議第一次遲到超過10分鐘者，予以警告處分並載人會議記錄；第二次遲到者作曠工處理，扣發當月工資；第三次遲到者登報批評，連續遲到超過三次者，解除其職務。列寧在任何時候，任何場合都從不遲到。他在會上發言，言簡意賅，一般都能在規定時間內結束。如果問題重大、複雜，在一次發言時間內講不完，他也自覺停止發言，留待下次發言時再談。